Substitutionsprüfung dokumentieren: Vorlage, Beispiele, Prüfschritte

Eine Substitutionsprüfung ist rechtlich nur so viel wert wie ihre Dokumentation: Wird das Prüfergebnis nicht nachvollziehbar festgehalten, gilt die Prüfung im Zweifel als nicht durchgeführt. Eine gute Vorlage bildet die Prüfschritte der TRGS 600 ab und hält Ausgangsstoff, geprüfte Alternativen, Bewertung und Entscheidung an einer Stelle fest. Dieser Beitrag zeigt, welche Felder eine Dokumentationsvorlage enthalten muss, wie ein ausgefülltes Prüfblatt aussieht und welche Fehler die Aufsicht am häufigsten beanstandet.

Warum die Dokumentation über Bestehen und Scheitern entscheidet

In vielen Betrieben findet die Substitutionsprüfung tatsächlich statt – nur eben mündlich. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und die Produktionsleitung besprechen, ob ein Reiniger, ein Lösemittel oder ein Verfahren ersetzt werden kann, kommen zu einem Ergebnis und handeln danach. Fachlich mag das genügen. Rechtlich reicht es nicht. Denn die Gefahrstoffverordnung verlangt nicht nur die Prüfung, sondern auch ihre Dokumentation als Teil der Gefährdungsbeurteilung. Was nicht schriftlich vorliegt, lässt sich bei einer Betriebsbesichtigung nicht belegen – und wird dann behandelt, als wäre es nie geschehen.

Die Dokumentation erfüllt dabei drei Funktionen zugleich. Sie ist erstens Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde und dem Unfallversicherungsträger. Sie ist zweitens ein Arbeitsinstrument, weil sie das Ergebnis für die nächste Überprüfung festhält und verhindert, dass dieselbe Abwägung Jahr für Jahr neu von vorn beginnt. Und sie ist drittens ein Haftungsschutz für die verantwortliche Person, weil sie zeigt, dass ernsthaft und nach nachvollziehbaren Kriterien geprüft wurde. Gerade der letzte Punkt wird unterschätzt: Kommt es zu einem Schadensfall, ist eine sauber dokumentierte Prüfung der Unterschied zwischen einer vertretbaren Entscheidung und dem Vorwurf einer Organisationspflichtverletzung.

Wichtig ist die Klarstellung vorweg: Die Substitutionsprüfung ist eine Prüfpflicht, keine unbedingte Austauschpflicht. Ergibt die Prüfung, dass keine geeignete Alternative verfügbar ist oder dass die Alternative die Gefährdung insgesamt nicht verringert, darf der bisherige Stoff weiterverwendet werden. Genau dieser Fall – der begründete Verzicht auf Substitution – ist es, der am sorgfältigsten dokumentiert werden muss, weil er im Nachhinein am ehesten hinterfragt wird.

Woher die Dokumentationspflicht kommt

Die Pflicht zur Substitutionsprüfung und zu ihrer Dokumentation verteilt sich auf mehrere Vorschriften, die ineinandergreifen. Maßgeblich ist die Gefahrstoffverordnung in der Fassung der Novelle vom Dezember 2024, die am 5. Dezember 2024 in Kraft getreten ist.

§ 6 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 GefStoffV ordnet die Ermittlung der Substitutionsmöglichkeiten der Informationsermittlung im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu. Die Prüfung ist damit Grundlagenarbeit und kein nachgelagerter Schritt der Maßnahmenplanung.

§ 7 Absatz 3 GefStoffV regelt die Rechtsfolge: Ergibt die Prüfung, dass eine Substitution möglich ist, hat der Arbeitgeber sie vorrangig durchzuführen. Der Vorrang der Substitution vor technischen, organisatorischen und persönlichen Schutzmaßnahmen ist der Kern der gesamten Systematik.

§ 6 Absatz 8 GefStoffV begründet die Dokumentationspflicht der Gefährdungsbeurteilung. Da die Substitutionsprüfung deren Bestandteil ist, erstreckt sich die Dokumentationspflicht ausdrücklich auf das Prüfergebnis, einschließlich der Begründung, wenn auf eine Substitution verzichtet wird.

Konkretisiert wird das Verfahren durch die TRGS 600 „Substitution“ in der Fassung vom 9. Juli 2024. Sie beschreibt das Vorgehen bei der Prüfung, stellt mit dem Spaltenmodell in Anhang 2 (dort als Tabelle 5) ein Bewertungsinstrument bereit und wurde mit der aktuellen Fassung konsequent auf die Einstufungskriterien der CLP-Verordnung umgestellt. Flankierend regelt die TRGS 400 den Gesamtablauf der Gefährdungsbeurteilung, in den sich die Substitutionsprüfung einfügt. Wer sich an diese Technischen Regeln hält, kann von der Vermutungswirkung ausgehen: Die Anforderungen der Verordnung gelten insoweit als erfüllt.

Wie die Substitutionsprüfung fachlich abläuft und wie das Spaltenmodell im Detail angewendet wird, ist im ausführlichen Leitfaden zur Substitutionsprüfung nach TRGS 600 beschrieben. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Dokumentation, die diese Prüfung nachweisbar macht.

Aufbau einer Substitutionsprüfungs-Vorlage

Es gibt kein amtlich vorgeschriebenes Formular. Die Verordnung verlangt ein nachvollziehbares Ergebnis, nicht ein bestimmtes Layout. Bewährt hat sich ein einseitiges Prüfblatt je Tätigkeit, das sich in die vorhandene Gefährdungsbeurteilung einhängen lässt. Die folgende Tabelle zeigt die Felder, die eine belastbare Vorlage enthalten sollte.

Die Grundlage jeder Bewertung ist ein aktuelles und vollständiges Sicherheitsdatenblatt. Welche Angabe in welchem der sechzehn Abschnitte steht und woraus sich die Einstufung ableiten lässt, ist im Beitrag zum Aufbau des Sicherheitsdatenblatts ausführlich dargestellt. Fehlt diese Datengrundlage oder ist sie veraltet, ist die gesamte Prüfung angreifbar.

Prüfschritte: von der Tätigkeit zur dokumentierten Entscheidung

Die folgende Schrittfolge führt durch eine Prüfung und zeigt zugleich, an welcher Stelle welcher Eintrag in der Vorlage entsteht. Sie orientiert sich an der Systematik der TRGS 600, ist aber auf den betrieblichen Alltag zugeschnitten.

1. Tätigkeit und Stoff festlegen. Bewertet wird nicht der Stoff allein, sondern die Tätigkeit mit dem Stoff. Derselbe Reiniger ist beim offenen Auftrag mit dem Tuch anders zu beurteilen als im geschlossenen Waschgerät. Eintrag in Feld eins.
2. Informationen zusammentragen. Aktuelles Sicherheitsdatenblatt, CLP-Einstufung, H-Sätze, Arbeitsplatzgrenzwerte, Erkenntnisse aus Messungen und betrieblicher Erfahrung. Eintrag in das Feld der herangezogenen Informationen.
3. Alternativen suchen. Recherchequellen sind Hersteller und Lieferanten, Branchenlösungen der Unfallversicherungsträger, Datenbanken der BAuA sowie Verfahrensbeschreibungen aus dem eigenen Verband. Auch der vollständige Verzicht auf den Arbeitsschritt gehört in die Betrachtung. Jede betrachtete Option wird eingetragen, auch die verworfenen.
4. Alternativen bewerten. Hier kommt das Spaltenmodell zum Einsatz. Bewertet werden gesundheitliche Gefährdung, Umweltgefährdung sowie Brand- und Explosionsgefahr, jeweils unter den konkreten Verwendungsbedingungen. Ergebnis wird in die Bewertungszeile übertragen.
5. Eignung und Verhältnismäßigkeit prüfen. Eine Alternative muss die geforderte Funktion erfüllen. Wirtschaftliche Erwägungen dürfen einbezogen werden, sind aber nachrangig gegenüber dem Schutz der Beschäftigten und rechtfertigen für sich allein keinen Verzicht.
6. Entscheidung treffen und begründen. Ergebnis ist entweder die Umstellung oder eine dokumentierte Begründung, warum keine geeignete Alternative besteht. Beides gehört in das Entscheidungsfeld – der Verzicht ausführlicher als die Umstellung.
7. Umsetzen und Wirksamkeit kontrollieren. Nach einer Umstellung sind Betriebsanweisung, Unterweisung, Kennzeichnung, Lagerung und gegebenenfalls die Entsorgungswege anzupassen. Diese Folgemaßnahmen werden mit Verantwortlichem und Termin dokumentiert, ebenso der Termin der Wirksamkeitskontrolle.

Das Spaltenmodell in der Dokumentation abbilden

Das Spaltenmodell steht in Anhang 2 der TRGS 600 als Tabelle 5. Es erlaubt einen strukturierten Vergleich zweier Stoffe oder Gemische auch dann, wenn nur begrenzte Informationen vorliegen. Für die Dokumentation genügt es, je Bewertungsdimension eine Stufe zuzuordnen – von „sehr hoch“ über „hoch“, „mittel“ und „gering“ bis „vernachlässigbar“ – und die Zuordnung kurz zu begründen. Die folgende Tabelle zeigt, aus welchem Abschnitt des Sicherheitsdatenblatts die jeweilige Bewertung stammt.

Das Spaltenmodell liefert kein automatisches Ergebnis. Es strukturiert die Abwägung und macht sie nachvollziehbar. Fällt eine Alternative in mehreren Spalten günstiger aus und ist sie technisch geeignet, spricht viel für die Umstellung. Ergibt sich ein gemischtes Bild, muss die verantwortliche Person begründet gewichten – und genau diese Gewichtung ist der fachliche Kern, der in der Dokumentation in wenigen Sätzen erläutert gehört.

Zwei ausgefüllte Beispiele

Zwei knappe Musterfälle zeigen, wie ein ausgefülltes Prüfblatt aussieht – einmal mit Umstellung, einmal mit begründetem Verzicht.

Beispiel 1: Kaltreiniger im Metallbau (Teilumstellung)

Tätigkeit: manuelle Entfettung von Baugruppen, offen, ortsfest, rund zwei Stunden je Schicht, drei Beschäftigte. Ausgangsstoff: lösemittelhaltiger Kaltreiniger, laut aktualisiertem Sicherheitsdatenblatt leicht entzündbar und reizend, hoher Dampfdruck. Geprüfte Alternativen: wasserbasierter alkalischer Reiniger; Kohlenwasserstoffprodukt mit höherem Flammpunkt; Wechsel vom offenen Auftrag zum geschlossenen Teilewaschgerät. Bewertung: Der wasserbasierte Reiniger schneidet bei Brand- und akuter Gesundheitsgefährdung am günstigsten ab, enthält jedoch ein sensibilisierendes Konservierungsmittel. Das geschlossene Waschgerät senkt die inhalative Exposition am deutlichsten. Entscheidung: Für Serienteile wasserbasierter Reiniger im geschlossenen Gerät; für hartnäckige Sonderteile Restbestand des bisherigen Produkts mit reduzierter Menge, fester Absaugung und angepasstem Handschuhkonzept. Begründung des Restanteils: keine gleichwertige Reinigungsleistung der Alternativen bei stark verharzten Rückständen. Folgemaßnahmen: Betriebsanweisung und Unterweisung angepasst, Lagerzuordnung nach TRGS 510 aktualisiert, Kontrollmessung nach sechs Monaten. Wiedervorlage: jährlich mit der Gefährdungsbeurteilung.

Beispiel 2: Reinstlösemittel im Labor (begründeter Verzicht)

Tätigkeit: analytische Probenvorbereitung mit einem definierten Lösemittel im Abzug, kleine Mengen, eine Person. Ausgangsstoff: ein Lösemittel mit festgelegten Reinheitsanforderungen, gesundheitsgefährdend eingestuft. Geprüfte Alternativen: zwei weniger gefährliche Lösemittel sowie ein verändertes Analyseverfahren. Bewertung: Beide Alternativlösemittel würden die Analysenergebnisse verfälschen; das alternative Verfahren ist für die geforderte Nachweisgrenze nicht validiert. Entscheidung: begründeter Verzicht auf Substitution. Begründung: keine technisch geeignete Alternative bei gegebener Nachweisanforderung; Schutzniveau wird über geschlossenes Arbeiten im Abzug und Kleinstmengen sichergestellt. Folgemaßnahmen: technische und organisatorische Schutzmaßnahmen unverändert wirksam, erneute Prüfung bei Verfügbarkeit validierter Ersatzverfahren. Wiedervorlage: bei nächster Methodenrevision, spätestens in zwölf Monaten.

Beide Beispiele zeigen dasselbe Muster: Die beste Lösung ist oft eine Kombination aus Stoffwechsel und Verfahrensänderung, und der begründete Verzicht ist ein zulässiges, aber dokumentationsintensives Ergebnis.

Häufige Fehler

Die Prüfung wird gar nicht schriftlich festgehalten. Die mündliche Abwägung zwischen Fachkraft und Produktionsleitung genügt fachlich, aber nicht rechtlich. Ohne Dokumentation gilt die Prüfung im Zweifel als nicht durchgeführt.

Nur der Stoff, nicht das Verfahren wird betrachtet. Das größere Potenzial liegt oft in der Änderung des Auftragsverfahrens, der Menge oder der Kapselung – das gehört ebenso ins Prüfblatt wie der Stoffvergleich.

Der Verzicht wird nicht begründet. Ein Prüfblatt, das als Ergebnis nur „keine Alternative“ vermerkt, ist wertlos. Nachvollziehbar wird der Verzicht erst durch die tragenden Gründe: technische Eignung, Verfügbarkeit, Gesamtbewertung.

Wirtschaftliche Gründe stehen allein da. Ein höherer Einkaufspreis rechtfertigt für sich genommen keinen Verzicht. Zulässig ist eine Verhältnismäßigkeitsbetrachtung, die Umstellungsaufwand und technische Eignung ins Verhältnis zum Schutzgewinn setzt.

Die Bewertung bleibt eindimensional. Wer nur den Flammpunkt betrachtet, übersieht Sensibilisierung, Hautbelastung oder Umweltwirkungen. Alle Dimensionen des Spaltenmodells gehören dokumentiert.

Folgemaßnahmen fehlen. Neues Produkt, alte Betriebsanweisung: eine häufige Konstellation. Die Anpassung von Betriebsanweisung und Unterweisung gehört als Folgemaßnahme in das Prüfblatt, mit Verantwortlichem und Termin.

Aufbewahrung und Wiedervorlage

Die Substitutionsprüfung ist Teil der Gefährdungsbeurteilung und teilt deren Schicksal bei Aufbewahrung und Aktualisierung. Die Gefahrstoffverordnung nennt keine feste Frist für die Wiederholung, knüpft die Aktualisierung aber an Anlässe: neue Stoffe, geänderte Verfahren, ein neues Sicherheitsdatenblatt mit geänderter Einstufung, neue Erkenntnisse zur Stoffwirkung oder die Verfügbarkeit neuer Alternativen. In der Praxis hat sich ein jährlicher Turnus etabliert, ergänzt um anlassbezogene Prüfungen. Wie die Prüfung sich in den Gesamtablauf der Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen einfügt, ist im entsprechenden Beitrag beschrieben.

Überschriebene Fassungen sollten aufbewahrt und nicht ersetzt werden. Bei späteren Fragen zur Exposition – etwa im Zusammenhang mit einer Berufskrankheitenanzeige – ist die Rückverfolgbarkeit, welcher Stoff wann durch welchen ersetzt wurde, oft der einzige verfügbare Nachweis. Ein Versionsstand mit Datum und verantwortlicher Person je Fassung genügt dafür.

Schnittstelle zum Gefahrgutrecht

Eine Substitution endet nicht am Werkstor. Wer einen Stoff austauscht, verändert unter Umständen auch seine transportrechtliche Einstufung. Der Wechsel von einem leicht entzündbaren Lösemittel zu einem wasserbasierten Produkt kann dazu führen, dass eine Sendung nicht mehr der Klasse 3 nach ADR unterliegt – mit Folgen für Kennzeichnung, Beförderungspapier und Verpackung. Umgekehrt kann eine vermeintlich harmlosere Alternative im Transportrecht strenger eingestuft sein, etwa als umweltgefährdender Stoff. Es lohnt sich daher, die transportrechtliche Bewertung als Zeile in das Prüfblatt aufzunehmen. So wird aus der Substitutionsprüfung ein Instrument, das Arbeitsschutz und Versand verbindet, statt beide Bereiche getrennt laufen zu lassen.

Häufige Fragen

Gibt es ein amtliches Formular für die Substitutionsprüfung?

Nein. Weder die Gefahrstoffverordnung noch die TRGS 600 schreiben ein bestimmtes Formular vor. Verlangt wird ein nachvollziehbares, dokumentiertes Ergebnis. Eine betriebseigene Vorlage, die Tätigkeit, Informationsgrundlage, geprüfte Alternativen, Bewertung, Entscheidung und Folgemaßnahmen abbildet, erfüllt die Anforderung.

Muss auch der Verzicht auf eine Substitution dokumentiert werden?

Ja, und gerade dieser Fall ist besonders sorgfältig festzuhalten. Dokumentiert werden die geprüften Alternativen, das Bewertungsergebnis und die tragende Begründung, warum keine geeignete Alternative besteht. Ein bloßer Vermerk „keine Alternative vorhanden“ genügt nicht.

Wie tief muss die Bewertung im Spaltenmodell sein?

Die Tiefe richtet sich nach dem Gefährdungspotenzial. Bei KMR-Stoffen der Kategorien 1A und 1B ist die höchste Prüfintensität geboten, bei Stoffen mit geringer Gefährdung genügt eine entsprechend knappere Bewertung. Entscheidend ist, dass alle Dimensionen – Gesundheit, Umwelt, Brand und Explosion – betrachtet und die Gewichtung begründet wird.

Wer darf die Substitutionsprüfung dokumentieren?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Die fachliche Durchführung setzt Fachkunde im Sinne der Gefahrstoffverordnung voraus und wird in der Praxis von der Fachkraft für Arbeitssicherheit, einem bestellten Gefahrstoffbeauftragten oder einem externen Dienstleister übernommen. Die Verantwortung selbst bleibt beim Arbeitgeber.

Wie lange ist die Dokumentation aufzubewahren?

Als Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung ist sie aufzubewahren, solange die Tätigkeit ausgeübt wird, und darüber hinaus so lange, wie sie als Nachweis dienen kann. Bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden Stoffen sind die längeren Aufbewahrungs- und Nachweispflichten für Expositionsdaten zu beachten. Überschriebene Fassungen sollten mit Versionsstand erhalten bleiben.

Gesetzesgrundlagen und Quellen

• § 6 GefStoffV, Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung, insbesondere Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 und Absatz 8: gesetze-im-internet.de
• § 7 GefStoffV, Grundpflichten, insbesondere Absatz 3 (Vorrang der Substitution): gesetze-im-internet.de
• Gefahrstoffverordnung in der Fassung der Novelle vom Dezember 2024, in Kraft seit 5. Dezember 2024: baua.de
• TRGS 600 „Substitution“, Fassung vom 9. Juli 2024, mit dem Spaltenmodell als Tabelle 5 in Anhang 2: baua.de
• TRGS 400 „Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen“: baua.de
• Informationen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung zum Gefahrstoffmanagement: dguv.de

Rechtsstand: Gefahrstoffverordnung in der Fassung der Novelle vom Dezember 2024. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.