Fahrerkarte und Massenspeicher auslesen: Fristen, Archiv, BALM-Fehler

Für das Auslesen der Fahrerkarte gilt eine Frist von 28 Kalendertagen, für den Massenspeicher des Fahrtenschreibers eine Frist von 90 Tagen, jeweils gerechnet ab der Aufzeichnung eines Ereignisses (§ 2 Abs. 5 FPersV). Die kopierten Daten muss der Unternehmer ein Jahr ab dem Kopieren speichern und unverzüglich auf einem gesonderten Datenträger sichern. Seit dem 31. Dezember 2024 müssen Fahrer bei Kontrollen zusätzlich Nachweise für den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage vorlegen können (Art. 36 VO (EU) Nr. 165/2014). Wer nur herunterlädt, aber nicht auswertet, erfüllt die Unternehmerpflicht trotzdem nicht. Dieser Beitrag zeigt die Fristen, das Archiv und die Fehler, die das BALM bei Betriebskontrollen regelmäßig feststellt.

Die Auslesefristen: 28 Tage Fahrerkarte, 90 Tage Massenspeicher

Die Fristen stehen in § 2 Abs. 5 der Fahrpersonalverordnung (FPersV). Der Unternehmer hat sicherzustellen, dass alle Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung im Betrieb kopiert werden. Für die Fahrerkarte gilt: spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses. Der Fahrer muss dafür Karte und Ausdrucke bereitstellen.

Die europäische Grundlage ist Art. 10 Abs. 5 der VO (EG) Nr. 561/2006: Unternehmen müssen die Daten von Fahrzeugeinheit und Fahrerkarte so regelmäßig herunterladen, dass alle Tätigkeiten erfasst werden; die Höchstfristen hat die Kommission festgelegt.

Wann die Frist beginnt und wann Sie früher auslesen müssen

Der Wortlaut ist entscheidend: Die Frist läuft ab der Aufzeichnung eines Ereignisses, nicht ab dem letzten Download. Der erste aufgezeichnete Tag nach dem letzten Auslesen startet die Uhr. Wer die Karte am 1. ausliest und der Fahrer am 3. wieder fährt, muss spätestens am 31. erneut auslesen. Ein starrer Monatsrhythmus „immer am Monatsersten“ reißt die Frist deshalb in jedem Monat mit 31 Tagen.

Die gesetzlichen Fristen sind Höchstfristen. In diesen Situationen müssen Sie früher auslesen:

• Ausscheiden eines Fahrers: Die Karte verlässt mit dem Fahrer den Betrieb. Alle Daten seit dem letzten Download vorher sichern, sonst bleibt eine Lücke, die Sie nicht mehr schließen können.
• Fahrzeugverkauf, Rückgabe eines Leasing- oder Mietfahrzeugs: Massenspeicher vor der Übergabe vollständig auslesen. Für Mietfahrzeuge schreibt § 2 Abs. 4 FPersV die Übertragung zu Beginn und am Ende des Mietzeitraums ausdrücklich vor; bei einer Mietdauer bis 24 Stunden genügt ersatzweise ein Ausdruck.
• Ablauf oder Ersatz der Fahrerkarte: Die Fahrerkarte ist höchstens fünf Jahre gültig (Art. 26 VO (EU) 165/2014); die Erneuerung ist frühestens sechs Monate vor Ablauf möglich (§ 4 Abs. 3 FPersV). Die alte Karte vor der Rückgabe auslesen.
• Unfall, Ladungsschaden, Werkstattbesuch des Geräts: Sofort auslesen. Die Geschwindigkeitsdaten im Massenspeicher decken nur die letzten 24 Lenkstunden ab.

Aufbewahrung und Sicherheitskopie: ein Jahr, zwei Jahre, 31. März

Die kopierten Daten sind nach § 4 Abs. 3 des Fahrpersonalgesetzes (FPersG) ein Jahr ab dem Zeitpunkt des Kopierens zu speichern. Schaublätter, Ausdrucke und handschriftliche Aufzeichnungen bewahren Sie ein Jahr nach Ablauf der Mitführpflicht auf. Art. 33 Abs. 2 VO (EU) 165/2014 verlangt ebenfalls mindestens ein Jahr und gibt dem Fahrer das Recht, auf Verlangen eine Kopie seiner Daten zu erhalten.

Nach Ablauf der Jahresfrist sind die Daten bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres zu löschen, aber nur, soweit sie nicht für andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Das FPersG nennt ausdrücklich § 16 Abs. 2 und § 21a Abs. 7 ArbZG, § 147 AO, § 28f SGB IV und § 17 Abs. 2 MiLoG. Da die Tachographendaten in der Praxis die Arbeitszeitnachweise des Fahrpersonals sind, greift regelmäßig § 21a Abs. 7 ArbZG: Die Aufzeichnungen der Arbeitszeit sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Zusätzlich verlangt § 2 Abs. 5 Satz 5 FPersV eine unverzügliche Sicherheitskopie auf einem gesonderten Datenträger. Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben für Telematik und Fernauslesung gelten, haben wir im Beitrag zum Datenschutz in der Spedition beschrieben.

Die 56-Tage-Regel: Nachweise für Tage ohne Aufzeichnung

Mit dem Mobilitätspaket I wurde Art. 36 der VO (EU) Nr. 165/2014 geändert. Nach Art. 2 Nr. 12 der VO (EU) 2020/1054 muss der Fahrer eines Fahrzeugs mit digitalem Fahrtenschreiber auf Verlangen seine Fahrerkarte sowie alle am laufenden Tag und an den vorausgehenden 56 Tagen erstellten handschriftlichen Aufzeichnungen und Ausdrucke vorlegen; bei Fahrten mit analogem Gerät zusätzlich die Schaublätter dieses Zeitraums. Die Änderung gilt nach Art. 3 der VO (EU) 2020/1054 seit dem 31. Dezember 2024. Zuvor waren es 28 Tage.

Die Verlängerung ändert nichts an der Auslesefrist von 28 Kalendertagen. Sie verändert aber die Nachweislogik: Die Behörde sieht bei einer Straßenkontrolle 57 Tage, und jeder Tag ohne Aufzeichnung, etwa Urlaub, Krankheit oder das Lenken eines nicht aufzeichnungspflichtigen Fahrzeugs, muss belegt sein.

Das deutsche Recht regelt diese Nachweise in § 20 FPersV. Der gesetzliche Regelfall ist der manuelle Nachtrag auf der Fahrerkarte vor Fahrtantritt. Nur wenn das technisch nicht möglich oder besonders aufwendig ist, kommt eine Bescheinigung des Unternehmers in Betracht. Sie muss maschinenschriftlich ausgefüllt, vor der Fahrt ausgestellt und unterschrieben sein. Nach dem Nachweiszeitraum gibt der Fahrer sie im Betrieb ab; dort werden sie ein Jahr außerhalb des Fahrzeugs aufbewahrt. Wie die manuellen Nachträge am Gerät korrekt eingegeben werden, zeigt unser Beitrag zur Bedienung des digitalen Tachographen.

Auslesen reicht nicht: Die Auswertung ist Unternehmerpflicht

Art. 33 Abs. 1 VO (EU) 165/2014 verpflichtet das Verkehrsunternehmen, seine Fahrer im ordnungsgemäßen Umgang mit dem Fahrtenschreiber zu schulen und zu unterweisen und regelmäßige Überprüfungen durchzuführen. Art. 10 Abs. 2 VO (EG) 561/2006 verlangt dasselbe für die Lenk- und Ruhezeiten. § 4 Abs. 3 FPersG ergänzt, dass der Unternehmer eine lückenlose Dokumentation der Lenk- und Ruhezeiten gewährleisten muss.

Aus Art. 33 Abs. 3 VO (EU) 165/2014 und Art. 10 Abs. 3 VO (EG) 561/2006 folgt die Haftung des Unternehmens für Verstöße seiner Fahrer. Entlasten kann sich das Unternehmen nur mit dem Nachweis, dass es organisiert, unterwiesen und kontrolliert hat. Ein Ordner mit Download-Dateien belegt das nicht; nötig sind eine Auswertung, die Verstöße und Bedienfehler erkennt, und eine dokumentierte Reaktion darauf. Die Systematik der Verstoßbewertung finden Sie im Beitrag zu Bußgeldern bei Lenk- und Ruhezeiten.

Die Fehler, die bei BALM-Kontrollen auffallen

Das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) prüft bei Betriebskontrollen auch die Sozialvorschriften und verlangt dafür die kopierten Daten der Fahrerkarten und Massenspeicher. Diese Feststellungen wiederholen sich:

1. Fristüberschreitungen im Download-Protokoll. Die Archivsoftware zeigt die Abstände zwischen zwei Downloads an; Werte über 28 bzw. 90 Tagen sind sofort sichtbar.
2. Lücken bei ausgeschiedenen Fahrern und abgemeldeten Fahrzeugen. Die letzte Datei endet Wochen vor dem Austritt oder der Abmeldung.
3. Keine Sicherheitskopie oder nur Berichte statt signierter Rohdaten.
4. Keine dokumentierte Auswertung. Verstöße sind in den Daten erkennbar, aber niemand kann belegen, dass sie besprochen wurden.
5. Nachweise für Fehltage fehlen oder sind handschriftlich. Bescheinigungen wurden vom Fahrer selbst ausgefüllt.
6. Kein Unterweisungsnachweis nach Art. 33. Fahrer wurden nur bei Einstellung mündlich eingewiesen; ein Protokoll mit Inhalt, Datum und Unterschrift fehlt.
7. Fahrzeuge ohne Unternehmenssperre. Das Unternehmen hat sich im Fahrtenschreiber nie angemeldet.

Diese Feststellungen treffen fast immer das Unternehmen, nicht nur den Fahrer. § 21 Abs. 1 Nr. 5 bis 7 FPersV stuft das Versäumen der Kopierfristen, die verspätete Bereitstellung an die Behörde und die fehlende Sicherheitskopie als Ordnungswidrigkeiten des Unternehmers ein. Der gesetzliche Bußgeldrahmen des § 8 Abs. 2 FPersG reicht für Unternehmer bis 30.000 Euro, für Fahrer bis 5.000 Euro; die Bemessung erfolgt je Verstoß und nach Überschreitungsstufen. Seit der GüKG-Novelle 2026 fließen schwerwiegende Verstöße gegen die Sozialvorschriften zudem in die Risikoeinstufung des Unternehmens nach § 16a GüKG ein.

Ablaufschema: So organisieren Sie den Monat

Diese Routine hält alle Fristen mit Reserve ein und erzeugt zugleich den Kontrollnachweis.

1. Wöchentlich: Fahrerkarten aller Fahrer auslesen, die in der Vorwoche gefahren sind. Bei wöchentlichem Rhythmus kann kein 28-Tage-Intervall reißen. Wo Fahrer selten im Betrieb sind, Fernauslesung über die Telematik einrichten.
2. Wöchentlich: Download-Übersicht prüfen; alles mit mehr als 21 Tagen seit dem letzten Download aktiv einplanen.
3. Monatlich: Massenspeicher aller Fahrzeuge auslesen.
4. Monatlich: Verstoßauswertung je Fahrer erzeugen, Verstöße und Bedienfehler besprechen, Gesprächsprotokoll unterschreiben lassen, Maßnahmen festhalten.
5. Monatlich: Fehltage abgleichen. Für jeden Tag ohne Aufzeichnung prüfen, ob ein manueller Nachtrag vorliegt; andernfalls Bescheinigung nach § 20 FPersV maschinenschriftlich erstellen und dem Fahrer für die nächsten 56 Tage mitgeben.
6. Monatlich: Sicherheitskopie des Archivs auf getrenntem Datenträger prüfen und protokollieren.
7. Anlassbezogen: Sofort auslesen bei Austritt, Fahrzeugabgabe, Kartenwechsel, Unfall, Werkstattbesuch des Geräts.
8. Jährlich: Unterweisung Fahrtenschreiber sowie Lenk- und Ruhezeiten für alle Fahrer mit Protokoll; Löschlauf für Daten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist bis zum 31. März.

Praxisbeispiel: Ein Entsorgungsbetrieb aus dem Rheinland mit 14 Fahrzeugen las Fahrerkarten „immer am Monatsersten“ aus und Massenspeicher „bei Gelegenheit in der Werkstatt“. Bei einer Betriebskontrolle wies das Download-Protokoll in sieben Monaten Intervalle von 30 und 31 Tagen bei den Karten auf; bei drei Fahrzeugen lagen zwischen zwei Massenspeicher-Downloads mehr als 120 Tage. Für zwei im Frühjahr ausgeschiedene Fahrer fehlten die letzten vier Wochen vollständig. Gespräche mit Fahrern waren nicht dokumentiert. Die Behörde leitete Verfahren gegen das Unternehmen ein und forderte einen Unterweisungsnachweis. Der Betrieb stellte auf wöchentliches Auslesen per Fernübertragung, monatliche Massenspeicher-Downloads und ein Gesprächsprotokoll je Fahrer um; bei der Nachkontrolle gab es zu den Fristen keine Feststellung mehr.

Wer im Betrieb zuständig ist und was wir übernehmen

Die Pflichten aus § 2 Abs. 5 FPersV und § 4 Abs. 3 FPersG treffen den Unternehmer. Im Güterkraftverkehr ist es der Verkehrsleiter, der nach Art. 4 VO (EG) Nr. 1071/2009 die Verkehrstätigkeiten tatsächlich und dauerhaft leitet und damit die Einhaltung der Sozialvorschriften verantwortet. In der Praxis scheitert es selten am Wissen, sondern daran, dass niemand den Kalender im Blick hat, die Fahrer an den Auslesetagen nicht im Betrieb sind und die Auswertung liegen bleibt.

Lösbar ist das mit einem festen Verantwortlichen, Vertretung, Fernauslesung und einem einfachen Protokoll. Was dann noch fehlt, ist der Nachweis nach Art. 33 Abs. 1 VO (EU) 165/2014, dass die Fahrer tatsächlich unterwiesen wurden. Dafür bieten wir die Unterweisung Digitaler Tachograph an: inhouse in Ihrem Betrieb, bundesweit, mit Zertifikat je Teilnehmer und einem Nachweisprotokoll für die nächste Kontrolle. Für Unternehmen mit Betriebssitz in Nordrhein-Westfalen übernehmen wir als externer Verkehrsleiter zusätzlich die laufende Überwachung der Auslese- und Auswertungsroutine.

Häufige Fragen

Wie oft muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?

Spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses (§ 2 Abs. 5 FPersV). Die Frist beginnt mit dem ersten aufgezeichneten Tag nach dem letzten Download, nicht mit dem Download selbst. Ein wöchentlicher Rhythmus ist in der Praxis am sichersten.

Wie lange müssen Tachographendaten aufbewahrt werden?

Die kopierten Daten sind ein Jahr ab dem Zeitpunkt des Kopierens zu speichern (§ 4 Abs. 3 FPersG, Art. 10 Abs. 5 VO (EG) 561/2006). Weil die Daten zugleich Arbeitszeitnachweise sind, greift regelmäßig § 21a Abs. 7 ArbZG mit mindestens zwei Jahren. Danach sind die Daten bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres zu löschen, soweit keine andere Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Was bedeutet die 56-Tage-Regel für den Fahrer?

Seit dem 31. Dezember 2024 muss der Fahrer bei einer Kontrolle Nachweise für den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage vorlegen können (Art. 36 VO (EU) 165/2014 in der Fassung der VO (EU) 2020/1054). Tage ohne Aufzeichnung müssen durch manuelle Nachträge oder eine maschinenschriftliche Unternehmerbescheinigung nach § 20 FPersV belegt sein. Die Auslesefrist von 28 Tagen bleibt davon unberührt.

Reicht es, die Daten herunterzuladen und zu archivieren?

Nein. Art. 33 Abs. 1 VO (EU) 165/2014 und Art. 10 Abs. 2 VO (EG) 561/2006 verpflichten das Unternehmen, die Fahrer zu unterweisen und die Einhaltung regelmäßig zu überprüfen. Ohne dokumentierte Auswertung und Reaktion auf Verstöße haftet das Unternehmen nach Art. 33 Abs. 3 für die Verstöße seiner Fahrer.

Was ist beim Ausscheiden eines Fahrers oder beim Verkauf eines Fahrzeugs zu tun?

Vor dem Austritt die Fahrerkarte vollständig auslesen, vor der Fahrzeugabgabe den Massenspeicher. Beide Daten gehören ins Archiv und in die Sicherheitskopie. Bei Mietfahrzeugen ist die Übertragung zu Beginn und am Ende des Mietzeitraums nach § 2 Abs. 4 FPersV ausdrücklich vorgeschrieben.

Gesetzesgrundlagen und Quellen

• § 2 FPersV – Digitaler Fahrtenschreiber (Kopierfristen 28/90 Tage, Sicherheitskopie, Mietfahrzeuge)
• § 20 FPersV – Nachweis über berücksichtigungsfreie Tage
• § 21 FPersV – Ordnungswidrigkeiten
• § 4 FPersG – Überwachung, Speicher- und Aufbewahrungspflichten
• § 8 FPersG – Bußgeldvorschriften
• § 21a ArbZG – Beschäftigung im Straßentransport (Aufbewahrung zwei Jahre)
• Art. 33 VO (EU) Nr. 165/2014 – Verantwortung des Verkehrsunternehmens
• Art. 2 Nr. 12 VO (EU) 2020/1054 – Änderung des Art. 36 VO (EU) Nr. 165/2014 (56 Tage)