Externer Ombudsmann – Ihre interne Meldestelle nach dem HinSchG

Ein externer Ombudsmann – auch Ombudsperson oder Vertrauensanwalt genannt – ist eine unabhängige Vertrauensperson außerhalb des Unternehmens. Er nimmt Hinweise auf Rechtsverstöße entgegen, schützt die Identität des Hinweisgebers, prüft den Sachverhalt fachlich und übergibt ihn dem Unternehmen. Im Rahmen des HinSchG übernimmt er die Funktion der internen Meldestelle nach § 14 Abs. 1.

Ab in der Regel 50 Beschäftigten. Für Unternehmen ab 250 Beschäftigten gilt die Pflicht seit dem 2. Juli 2023, für 50 bis 249 Beschäftigte seit dem 17. Dezember 2023. Finanzdienstleister, Wertpapierinstitute und Versicherungen sind unabhängig von der Beschäftigtenzahl verpflichtet. Teilzeitkräfte zählen bei der Schwelle voll mit.

Ja, ausdrücklich. § 14 Abs. 1 HinSchG erlaubt, einen Dritten mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Voraussetzung ist, dass dieser Unabhängigkeit, Fachkunde, Vertraulichkeit und Datenschutz gewährleistet. Die Auslagerung ist damit kein Notbehelf, sondern eine im Gesetz vorgesehene Organisationsform.

Ja. § 14 Abs. 1 Satz 2 HinSchG stellt klar, dass die Betrauung eines Dritten den Beschäftigungsgeber nicht davon entbindet, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen Verstoß abzustellen. Der Ombudsmann betreibt das Verfahren; über die Konsequenzen im Unternehmen entscheiden Sie.

Zwei Fristen sind zentral: Der Eingang einer Meldung ist dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen. Eine Rückmeldung über ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen muss innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erfolgen. Beide Fristen überwachen und dokumentieren wir.

Nach § 16 Abs. 1 HinSchG sollen anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden. Eine Pflicht, den Meldekanal technisch für anonyme Meldungen auszulegen, besteht dagegen nicht. In der Praxis lohnt sich der anonyme Kanal trotzdem: Er senkt die Hemmschwelle deutlich und führt dazu, dass Hinweise überhaupt zuerst intern landen.

Durch technische und organisatorische Trennung. Die Meldedaten liegen bei der Ombudsstelle und nicht in Ihren Systemen. Die Übertragung ist verschlüsselt, der Zugriff auf zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen beschränkt. Die Identität des Hinweisgebers wird nach § 8 HinSchG geschützt und grundsätzlich nicht ohne dessen Einwilligung offengelegt.

Der sachliche Anwendungsbereich ergibt sich aus § 2 HinSchG. Erfasst sind unter anderem Straftaten, bestimmte bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeiten sowie Verstöße gegen Vorschriften zu Umweltschutz, Datenschutz, Produktsicherheit, Vergabe, Wettbewerb und Arbeitsschutz. In der Praxis geht es häufig um Korruption, Abrechnungsbetrug, Untreue, Datenschutzverstöße, Diskriminierung und Verstöße gegen interne Richtlinien.

Alle Personen, die im beruflichen Kontext Kenntnis von Verstößen erlangen: Beschäftigte, Auszubildende, Leiharbeitnehmer, Bewerber, ehemalige Mitarbeitende sowie – je nach Ausgestaltung des Kanals – auch Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner. Wir empfehlen, den Kanal bewusst auch für externe Melder zu öffnen.

§ 40 HinSchG staffelt den Rahmen: bis zu 50.000 Euro etwa bei Behinderung einer Meldung, Repressalien gegen Hinweisgeber oder vorsätzlichem beziehungsweise leichtfertigem Verstoß gegen die Vertraulichkeit; bis zu 20.000 Euro, wenn eine vorgeschriebene interne Meldestelle nicht eingerichtet oder nicht betrieben wird; bis zu 10.000 Euro für die übrigen Ordnungswidrigkeiten. Gegen juristische Personen kann sich der Rahmen über § 30 Abs. 2 Satz 3 OWiG auf das Zehnfache erhöhen.

Die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz ist eine staatliche Anlaufstelle, an die sich Hinweisgeber unabhängig vom Unternehmen wenden können. Der externe Ombudsmann betreibt dagegen Ihre interne Meldestelle. Ein funktionierender interner Kanal ist der wirksamste Weg, damit Hinweise zuerst bei Ihnen ankommen und nicht direkt bei einer Behörde.

Wir arbeiten mit einer festen Monatspauschale, die sich nach Beschäftigtenzahl, Standorten, Konzernstruktur und benötigten Sprachen richtet. Die Fallbearbeitung ist enthalten – es gibt keine Abrechnung pro Meldung. Ihr individuelles Festpreisangebot erstellen wir nach einem kurzen Erstgespräch, in der Regel innerhalb eines Werktages.

In der Regel kurzfristig. Nach dem Erstgespräch und der Aufnahme Ihrer Struktur richten wir die Meldekanäle ein, benennen die Ombudsperson und liefern die Textbausteine für die interne Bekanntmachung. Der aufwendigste Teil liegt meist nicht bei uns, sondern in Ihrer internen Kommunikation.

Ja. Innerhalb einer Unternehmensgruppe ist eine gemeinsame Meldestelle zulässig. Die Verantwortung für die Einhaltung des HinSchG bleibt allerdings bei jeder einzelnen Gesellschaft bestehen – die gemeinsame Stelle entlastet organisatorisch, nicht rechtlich. Auch internationale Standorte lassen sich anbinden; Umfang und Sprachen stimmen wir individuell ab.

Ein Meldekanal, den niemand kennt, erfüllt seinen Zweck nicht – und das HinSchG verlangt in § 12 Abs. 4 klare, leicht zugängliche Informationen. Wir liefern fertige Textbausteine für Aushang, Intranet, Arbeitsanweisung und Onboarding-Unterlagen, damit die Bekanntmachung nachweisbar erfolgt.

Das Beschwerdemanagement bearbeitet allgemeine Unzufriedenheit – etwa mit Vorgesetzten, Abläufen oder Leistungen. Die Meldestelle nach HinSchG ist auf Rechtsverstöße im Sinne des § 2 begrenzt. Wir nehmen diese Abgrenzung bei jeder Meldung vor und leiten Sachverhalte, die nicht in den Anwendungsbereich fallen, sauber an die zuständige Stelle weiter, statt sie im Verfahren zu belassen.

Auch sie wird vertraulich behandelt und dokumentiert. Ergibt die Plausibilitätsprüfung keinen relevanten Sachverhalt, wird das Verfahren geordnet abgeschlossen und der Hinweisgeber erhält eine Rückmeldung. Der Schutz vor Repressalien entfällt nicht allein deshalb, weil sich ein Hinweis nicht bestätigt – entscheidend ist, ob der Hinweisgeber bei der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme hatte, die Information sei zutreffend.

Nein. Der Ombudsmann nimmt Hinweise entgegen, prüft und kanalisiert sie und führt das Verfahren nach den Vorgaben des HinSchG. Eine individuelle Rechtsberatung im Einzelfall ersetzt er nicht. Wenn ein Sachverhalt anwaltliche Bewertung erfordert, sagen wir das ausdrücklich.