Beförderungspapier Schritt für Schritt ausfüllen (+ Muster-Download)

Ein Beförderungspapier auszufüllen ist keine Kunst, sondern Routine – vorausgesetzt, man arbeitet die Angaben in der vom ADR vorgegebenen Reihenfolge ab. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch einen vollständigen Eintrag, zeigt an konkreten Beispielen wie UN 1263 FARBE, wie die einzelnen Felder zu befüllen sind, und behandelt die Sonderfälle, an denen die meisten Betriebe scheitern: begrenzte Mengen, Abfälle, leere ungereinigte Verpackungen und die Freistellung nach der 1.000-Punkte-Regel.

Was das ADR verlangt – und was nicht

Viele Versender suchen zunächst nach dem amtlichen Formular. Es existiert nicht. Das ADR regelt in Abschnitt 5.4.1 ausschließlich den Inhalt des Beförderungspapiers und die Reihenfolge, in der das gefährliche Gut zu beschreiben ist. Wie das Dokument aussieht, auf welchem Papier es gedruckt wird und ob es zugleich als Lieferschein dient, bleibt Ihnen überlassen.

Diese Freiheit ist praktisch, verführt aber zu Nachlässigkeit. Wer die Gefahrgutangaben irgendwo zwischen Artikelnummern und Zahlungsbedingungen versteckt, erschwert dem Kontrollbeamten die Arbeit – und provoziert eine intensivere Prüfung. Bewährt hat sich ein klar abgegrenzter, optisch hervorgehobener Block, der ausschließlich die Gefahrgutangaben enthält.

Ein zweiter Punkt wird regelmäßig unterschätzt: Das Beförderungspapier ist ein Dokument des Absenders. Nach Unterabschnitt 1.4.2.1 ADR hat er sicherzustellen, dass die Papiere den Vorschriften entsprechen. Delegieren können Sie die Erstellung, die Verantwortung nicht. Welche Pflichten daran hängen, haben wir in der Übersicht zu den Absenderpflichten beim Gefahrguttransport ausführlich dargestellt.

In neun Schritten zum vollständigen Eintrag

Die folgende Reihenfolge entspricht Unterabschnitt 5.4.1.1.1 ADR. Arbeiten Sie sie stur von oben nach unten ab, dann kann der Eintrag formal nicht falsch werden.

1. UN-Nummer ermitteln und mit dem Präfix „UN“ eintragen. Die UN-Nummer entnehmen Sie Spalte 1 der Tabelle A des Kapitels 3.2 ADR. Sie steht immer am Anfang: „UN 1263“.
2. Offizielle Benennung für die Beförderung übernehmen. Maßgeblich ist Spalte 2 der Tabelle A – wortgleich, nicht sinngemäß. Der Handelsname des Produkts ersetzt sie nicht, darf aber zusätzlich genannt werden.
3. Technische Benennung ergänzen, falls Sondervorschrift 274 gilt. Bei N.A.G.-Eintragungen fordert Unterabschnitt 3.1.2.8 ADR die technische Benennung des gefährlichen Bestandteils in Klammern hinter der offiziellen Benennung.
4. Gefahrzettelmuster eintragen. Zuerst die Nummer des Gefahrzettels für die Hauptgefahr aus Spalte 5, danach die Nummern der Nebengefahren in Klammern, jeweils durch Schrägstrich getrennt.
5. Verpackungsgruppe angeben. Die Verpackungsgruppe aus Spalte 4 folgt als römische Ziffer. Das Voranstellen von „VG“ ist zulässig, aber nicht zwingend. Nicht jeder Stoff hat eine Verpackungsgruppe – bei Gasen der Klasse 2 etwa entfällt sie.
6. Tunnelbeschränkungscode setzen. Der Code steht in Spalte 15 der Tabelle A und wird in Großbuchstaben in runden Klammern angegeben, etwa „(D/E)“. Er darf nur entfallen, wenn im Voraus feststeht, dass keine beschränkten Tunnel durchfahren werden.
7. Anzahl und Beschreibung der Versandstücke erfassen. Also nicht nur „12“, sondern „12 Fässer“ oder „3 Kanister in 1 Palettenumverpackung“. Bei Umverpackungen ist zusätzlich das Wort „UMVERPACKUNG“ zu verwenden.
8. Gesamtmenge je gefährlichem Gut angeben. Volumen, Bruttomasse oder Nettomasse, je nach Stoff. Bei Explosivstoffen der Klasse 1 ist die Nettoexplosivmasse maßgeblich.
9. Absender und Empfänger vollständig aufführen. Name und Anschrift, nicht nur Kundennummer oder Kürzel. Bei mehreren Empfängern sind alle zu nennen.

Musterbeispiele für typische Sendungen

Die folgende Tabelle zeigt vollständige Einträge, wie sie im Beförderungspapier stehen können. Die Angaben zu Absender und Empfänger sind hier der Übersicht halber weggelassen; sie gehören selbstverständlich dazu.

Beachten Sie die Feinheiten: Der Zusatz „ABFALL“ steht vor der UN-Nummer, der Zusatz „UMWELTGEFÄHRDEND“ hingegen kann als eigenständiger Vermerk hinter der Beschreibung geführt werden. Bei leeren ungereinigten Verpackungen entfällt die Verpackungsgruppe, weil kein Stoff mehr befördert wird – der Tunnelcode bleibt jedoch erhalten.

Sonderfälle richtig abbilden

Freistellung nach der 1.000-Punkte-Regel

Wer die Mengenschwellen des Unterabschnitts 1.1.3.6 ADR einhält, ist von zahlreichen Anforderungen befreit – nicht aber vom Beförderungspapier. Es bleibt erforderlich, und zusätzlich muss nach Unterabschnitt 1.1.3.6.3 ADR die Gesamtmenge je Beförderungskategorie im Papier ausgewiesen werden. Ein Eintrag kann also lauten: „Beförderungskategorie 2: 240 Liter“. Die Systematik der Punkteberechnung erklären wir im Beitrag zur 1.000-Punkte-Regel.

Begrenzte Mengen (LQ)

Für Sendungen in begrenzten Mengen nach Kapitel 3.4 ADR ist grundsätzlich kein Beförderungspapier vorgeschrieben. Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme: Übersteigt die Bruttomasse der LQ-Sendung auf der Beförderungseinheit die im ADR genannte Schwelle, sind Angaben zur Gesamtbruttomasse erforderlich. Details dazu finden Sie im Beitrag zu begrenzten Mengen (LQ).

Abfälle

Handelt es sich bei dem gefährlichen Gut um Abfall im Sinne der Abfallgesetzgebung, ist der Benennung nach Unterabschnitt 5.4.1.1.3 ADR das Wort „ABFALL“ voranzustellen. Der Zusatz gehört an den Anfang des Eintrags, nicht in eine Fußnote.

Leere ungereinigte Verpackungen und Tanks

Nach Unterabschnitt 5.4.1.1.6 ADR bleiben leere ungereinigte Umschließungen kennzeichnungs- und dokumentationspflichtig. Je nach Fall wird der Eintrag mit „LEERE VERPACKUNG“, „LEERER TANK“ oder einer entsprechenden Formulierung eingeleitet, ergänzt um die Angabe der zuletzt geladenen Güter.

Aufbau einer eigenen Vorlage

Eine belastbare Vorlage besteht aus drei Blöcken. Der erste enthält die Beteiligten: Absender mit vollständiger Anschrift, Empfänger mit vollständiger Anschrift, gegebenenfalls Beförderer. Der zweite Block ist der Gefahrgutblock; hier stehen die Einträge nach Unterabschnitt 5.4.1.1.1 ADR, pro Gut eine Zeile, in der vorgegebenen Reihenfolge. Der dritte Block nimmt die Zusatzangaben auf, etwa die Mengen je Beförderungskategorie bei Anwendung der Freistellung oder die Erklärungen nach Abschnitt 5.4.1.2 ADR für bestimmte Klassen.

Legen Sie den Gefahrgutblock so an, dass er ohne Suchen erkennbar ist – ein Rahmen und eine Überschrift genügen. Verzichten Sie auf Abkürzungen, die nur intern verständlich sind. Und hinterlegen Sie die Einträge nicht als freien Text, sondern als strukturierte Felder in Ihrem System, damit ein Pflichtfeld nicht bei der nächsten Softwareaktualisierung stillschweigend verschwindet.

Zum Beförderungspapier gehören im Fahrzeug außerdem die schriftlichen Weisungen nach ADR. Beide Dokumente werden bei Kontrollen zusammen verlangt, weshalb es sich anbietet, sie im Versandprozess auch gemeinsam auszugeben.

Praxisbeispiel: Eine Mischsendung sauber dokumentieren

Ein Betrieb versendet an einen Handwerksbetrieb in einer Sendung: 8 Kanister Farbe zu je 20 Litern (UN 1263, VG II), 2 Kanister Natriumhydroxidlösung zu je 25 Litern (UN 1824, VG II) sowie ein leeres ungereinigtes Fass, in dem zuvor Farbe transportiert wurde.

Der Gefahrgutblock enthält drei Zeilen. Erstens: UN 1263 FARBE, 3, II, (D/E), 8 Kanister, 160 Liter. Zweitens: UN 1824 NATRIUMHYDROXIDLÖSUNG, 8, II, (E), 2 Kanister, 50 Liter. Drittens: LEERE VERPACKUNG, 3, (E), 1 Fass, letzte Ladung: UN 1263 FARBE.

Da die Sendung unterhalb der Schwelle des Unterabschnitts 1.1.3.6 ADR bleibt, wird die Freistellung genutzt. Deshalb ergänzt der Betrieb im Block der Zusatzangaben die Gesamtmengen je Beförderungskategorie. Die Beförderungseinheit muss dadurch weder orangefarbene Tafeln führen noch einen ADR-Schein des Fahrers vorweisen – das Beförderungspapier bleibt jedoch Pflicht und muss die Mengenangabe je Kategorie enthalten. Genau diese Zeile wird in der Praxis am häufigsten vergessen.

Sprache, Mitführpflicht und Aufbewahrung

Ist der Eintrag korrekt formuliert, bleiben drei formale Anforderungen, die im Alltag gerne untergehen. Erstens die Sprache: Nach Unterabschnitt 5.4.1.4.1 ADR ist das Beförderungspapier in einer Amtssprache des Absenderstaates abzufassen. Ist das nicht Deutsch, Englisch oder Französisch, muss zusätzlich eine Übersetzung in eine dieser drei Sprachen beigefügt werden. Für innerdeutsche Transporte genügt Deutsch; bei grenzüberschreitenden Sendungen lohnt sich eine zweisprachige Vorlage.

Zweitens die Mitführpflicht: Das Beförderungspapier gehört während der gesamten Beförderung ins Fahrzeug und ist auf Verlangen vorzuzeigen. Wird es lediglich elektronisch im Backoffice vorgehalten und ist unterwegs nicht lesbar zu machen, liegt ein Verstoß vor. Abschnitt 5.4.0 ADR erlaubt elektronische Verfahren ausdrücklich, verlangt aber eine mindestens gleichwertige Verfügbarkeit der Daten während der Fahrt.

Drittens die Aufbewahrung: Nach Abschnitt 5.4.4 ADR haben Absender und Beförderer eine Kopie des Beförderungspapiers und der zusätzlichen Angaben mindestens drei Monate aufzubewahren. Eine elektronische Speicherung ist zulässig, sofern jederzeit eine lesbare Reproduktion möglich ist. In der Praxis empfiehlt sich eine längere Frist, weil Ordnungswidrigkeitenverfahren und Regressansprüche oft erst deutlich später auf den Tisch kommen und das Beförderungspapier dann das entscheidende Beweismittel ist.

Wenn Sie wissen möchten, an welchen Stellen diese Anforderungen in der Praxis am häufigsten scheitern, lohnt ein Blick auf unsere Übersicht der 10 häufigsten Fehler im Beförderungspapier.

Häufige Fragen

Gibt es eine offizielle Vorlage zum Herunterladen?

Eine amtliche Vorlage existiert nicht, weil das ADR keine Form vorschreibt. Sie können daher jede Vorlage verwenden, die alle Pflichtangaben in der Reihenfolge nach Unterabschnitt 5.4.1.1.1 ADR enthält. Wir stellen Kunden im Rahmen der Betreuung eine geprüfte Vorlage bereit und passen sie an das jeweilige Versandsystem an.

Muss die offizielle Benennung wortgleich übernommen werden?

Ja. Maßgeblich ist die Benennung aus Spalte 2 der Tabelle A des Kapitels 3.2 ADR. Der Handelsname darf zusätzlich genannt werden, ersetzt die offizielle Benennung aber nicht.

Wie gebe ich die Menge korrekt an?

Anzugeben ist die Gesamtmenge je gefährlichem Gut, ausgedrückt als Volumen, Bruttomasse oder Nettomasse. Welche Größe zu verwenden ist, richtet sich nach dem Stoff und der Umschließung. Bei Explosivstoffen der Klasse 1 ist die Nettoexplosivmasse anzugeben.

Brauche ich ein Beförderungspapier bei begrenzten Mengen?

Für Beförderungen nach Kapitel 3.4 ADR ist grundsätzlich kein Beförderungspapier erforderlich. Ab einer bestimmten Bruttomasse an LQ-Gut auf der Beförderungseinheit sind jedoch Angaben zur Gesamtbruttomasse zu machen.

Wer unterschreibt das Beförderungspapier?

Das ADR verlangt für den Straßenverkehr keine Unterschrift des Absenders auf dem Beförderungspapier. Anders ist dies im Seeverkehr, wo eine Absendererklärung üblich ist. Viele Betriebe sehen dennoch eine Unterschrift oder ein Kürzel vor, um die interne Freigabe zu dokumentieren.

Gesetzesgrundlagen und Quellen

• ADR 2025, Unterabschnitt 5.4.1.1.1 – Allgemeine Angaben im Beförderungspapier; Unterabschnitte 5.4.1.1.3 (Abfälle), 5.4.1.1.6 (leere ungereinigte Umschließungen), 5.4.1.1.18 (umweltgefährdende Stoffe)
• ADR 2025, Abschnitt 5.4.1.2 – Zusätzliche Angaben für einzelne Klassen; Abschnitt 5.4.0 – Elektronische Datenverarbeitung; Abschnitt 5.4.4 – Aufbewahrung
• ADR 2025, Kapitel 3.2 Tabelle A – Spalten 1, 2, 4, 5 und 15; Unterabschnitt 3.1.2.8 – Technische Benennung
• ADR 2025, Unterabschnitt 1.1.3.6 – Freistellungen in Zusammenhang mit beförderten Mengen; Kapitel 3.4 – Begrenzte Mengen
• ADR 2025, Abschnitt 1.4.2 – Pflichten von Absender und Beförderer
• Konsolidierte ADR-Fassung der UNECE: unece.org
• Gefahrgutverordnung Straße, Eisenbahn und Binnenschifffahrt (GGVSEB): gesetze-im-internet.de/ggvseb
• Gesetz über die Beförderung gefährlicher Güter (GGBefG): gesetze-im-internet.de/gbefg