Substitutionsprüfung nach TRGS 600: Leitfaden für Unternehmen

Die Substitutionsprüfung ist die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung, ob ein Gefahrstoff oder ein Verfahren durch eine weniger gefährliche Alternative ersetzt werden kann. Sie ist nach § 6 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 der Gefahrstoffverordnung fester Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung, und nach § 7 Absatz 3 GefStoffV hat die Substitution Vorrang vor allen übrigen Schutzmaßnahmen. Konkretisiert wird das Verfahren durch die TRGS 600 „Substitution“, die mit dem Spaltenmodell ein praxistaugliches Bewertungsinstrument bereitstellt.

Was die Substitutionsprüfung ist

Viele Betriebe verstehen unter Gefahrstoffschutz in erster Linie Schutzhandschuhe, Absaugung und Unterweisung. Das Gefahrstoffrecht setzt jedoch eine Stufe früher an: Bevor über technische, organisatorische oder persönliche Schutzmaßnahmen überhaupt entschieden wird, muss der Arbeitgeber prüfen, ob sich die Gefährdung von vornherein vermeiden lässt. Genau das ist die Substitutionsprüfung.

Gegenstand der Prüfung ist nicht nur der Stoff selbst. Ersetzt werden können ebenso Verfahren, Arbeitsmittel und Anwendungsformen. Wer ein lösemittelhaltiges Spraydosenprodukt durch dieselbe Rezeptur in einer Streichdose austauscht, hat den Stoff nicht verändert, die inhalative Belastung aber erheblich gesenkt. Auch das ist Substitution im Sinne der TRGS 600.

Wichtig ist die Abgrenzung: Die Substitutionsprüfung ist eine Prüfpflicht, keine unbedingte Austauschpflicht. Der Arbeitgeber muss ernsthaft und nachvollziehbar prüfen. Ergibt die Prüfung, dass keine geeignete Alternative verfügbar ist oder dass die Alternative in der Gesamtbetrachtung nicht zu einer Verringerung der Gefährdung führt, darf der bisherige Stoff weiterverwendet werden. Was nicht zulässig ist: die Prüfung zu unterlassen oder ihr Ergebnis nicht zu dokumentieren.

Rechtsgrundlagen: GefStoffV und TRGS 600

Die rechtliche Verankerung verteilt sich auf zwei Paragrafen der Gefahrstoffverordnung, die in der Fassung der Novelle vom Dezember 2024 gelten (verkündet am 4. Dezember 2024, in Kraft seit dem 5. Dezember 2024).

§ 6 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 GefStoffV ordnet die Substitutionsprüfung der Informationsermittlung zu. Der Arbeitgeber hat im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung die Möglichkeiten einer Substitution zu ermitteln und zu bewerten. Damit ist klargestellt: Die Prüfung gehört zur Grundlagenarbeit und nicht in die Maßnahmenplanung.

§ 7 Absatz 3 GefStoffV regelt die Rechtsfolge. Ergibt die Prüfung nach § 6, dass eine Substitution möglich ist, hat der Arbeitgeber sie vorrangig durchzuführen. Der Gefahrstoff oder das Verfahren ist durch Stoffe, Gemische, Erzeugnisse oder Verfahren zu ersetzen, die unter den jeweiligen Verwendungsbedingungen nicht oder weniger gefährlich für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten sind. Dieser Vorrang ist der Kern der gesamten Systematik: Substitution steht in der Rangfolge der Schutzmaßnahmen über technischen, organisatorischen und persönlichen Maßnahmen.

Die TRGS 600 „Substitution“ konkretisiert beide Vorschriften. Sie wurde im Juli 2020 bekanntgegeben (GMBl 2020 S. 405-418 Nr. 21 vom 24. Juli 2020) und liegt in der Fassung vom 9. Juli 2024 vor. Die Technische Regel beschreibt das Vorgehen bei der Prüfung, definiert Bewertungskriterien und enthält in Anhang 2 das Spaltenmodell. Wer sich an die TRGS 600 hält, kann von der sogenannten Vermutungswirkung ausgehen: Die Anforderungen der Verordnung gelten insoweit als erfüllt.

Flankierend gilt die TRGS 400 „Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen“ (Ausgabe Juli 2017, GMBl 2017 Nr. 36 S. 638). Sie beschreibt den Gesamtablauf der Gefährdungsbeurteilung, in den sich die Substitutionsprüfung einfügt, und regelt das Gefahrstoffverzeichnis als Datengrundlage.

Wann eine Substitutionsprüfung fällig wird

Ein verbreitetes Missverständnis lautet, die Substitutionsprüfung sei ein einmaliger Vorgang bei der Ersteinführung eines Stoffes. Tatsächlich knüpft die Pflicht an dieselben Anlässe an wie die Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung.

Besonders streng ist der Maßstab bei krebserzeugenden, keimzellmutagenen und reproduktionstoxischen Stoffen (KMR-Stoffe der Kategorien 1A und 1B). Hier verlangt die Gefahrstoffverordnung eine erhöhte Prüfintensität, und die Begründung für einen Verzicht auf Substitution muss besonders belastbar sein. Mit der Novelle 2024 wurde zudem das risikobezogene Maßnahmenkonzept für Tätigkeiten mit krebserzeugenden Stoffen, das zuvor nur in der TRGS 910 beschrieben war, rechtlich verbindlich verankert.

Ablauf in sieben Schritten

Die folgende Schrittfolge hat sich in mittelständischen Betrieben bewährt. Sie orientiert sich an der Systematik der TRGS 600, ist aber auf den betrieblichen Alltag zugeschnitten.

1. Tätigkeit und Stoff eindeutig festlegen. Nicht der Stoff allein wird bewertet, sondern die Tätigkeit mit dem Stoff. Derselbe Reiniger ist beim manuellen Auftragen mit dem Lappen anders zu beurteilen als beim Einsatz im geschlossenen Teilewaschgerät. Grundlage ist das Gefahrstoffverzeichnis.
2. Informationen beschaffen. Sicherheitsdatenblatt in aktueller Fassung, Einstufung nach CLP-Verordnung, Arbeitsplatzgrenzwerte nach TRGS 900, Einstufungen nach TRGS 905, Herstellerangaben zur Verwendung sowie Erkenntnisse aus Messungen und Erfahrungen im Betrieb.
3. Nach Alternativen suchen. Recherchequellen sind Lieferanten und Hersteller, Branchenlösungen der Unfallversicherungsträger, Datenbanken der BAuA sowie Verfahrensbeschreibungen aus dem eigenen Konzern oder Verband. Auch die Möglichkeit, ganz auf den Arbeitsschritt zu verzichten, gehört in die Betrachtung.
4. Alternativen bewerten. Hier kommt das Spaltenmodell zum Einsatz. Bewertet werden gesundheitliche Gefährdung, Umweltgefährdung sowie Brand- und Explosionsgefahr, jeweils unter den konkreten Verwendungsbedingungen.
5. Technische Eignung und Verhältnismäßigkeit prüfen. Eine Alternative muss die geforderte Funktion erfüllen. Wirtschaftliche Erwägungen dürfen einbezogen werden, sie sind jedoch nachrangig gegenüber dem Schutz der Beschäftigten und rechtfertigen für sich allein keinen Verzicht.
6. Entscheidung treffen und begründen. Ergebnis ist entweder die Umstellung oder eine dokumentierte Begründung, warum keine geeignete Alternative besteht. Beides muss schriftlich nachvollziehbar sein.
7. Umsetzen und Wirksamkeit kontrollieren. Nach einer Umstellung sind Betriebsanweisung, Unterweisung, Lagerung, Kennzeichnung und gegebenenfalls die Entsorgungswege anzupassen. Anschließend ist zu prüfen, ob die erwartete Verbesserung tatsächlich eingetreten ist.

Das Spaltenmodell in der Praxis

Das Spaltenmodell steht in Anhang 2 der TRGS 600 und ist dort als Tabelle 5 abgedruckt. Es ermöglicht einen strukturierten Vergleich zweier Stoffe oder Gemische auch dann, wenn nur begrenzte Informationen vorliegen. Für jede Bewertungsdimension wird eine Stufe zugeordnet; die Rangfolge innerhalb einer Spalte reicht von „sehr hoch“ über „hoch“, „mittel“ und „gering“ bis „vernachlässigbar“.

Mit der Aktualisierung der TRGS 600 wurde das Spaltenmodell konsequent auf die Einstufungskriterien der CLP-Verordnung umgestellt. Das frühere Wirkfaktorenmodell entfiel. Für die Praxis bedeutet das: Die Zuordnung lässt sich unmittelbar aus den H-Sätzen des Sicherheitsdatenblatts ableiten, ohne dass zusätzliche Umrechnungen nötig sind.

Das Spaltenmodell liefert kein automatisches Ergebnis. Es strukturiert die Abwägung und macht sie nachvollziehbar. Fällt eine Alternative in mehreren Spalten günstiger aus und ist sie technisch geeignet, spricht viel für die Umstellung. Ergibt sich ein gemischtes Bild, muss der Arbeitgeber begründet gewichten. Diese Gewichtung ist der eigentliche fachliche Kern der Prüfung und sollte in der Dokumentation in wenigen Sätzen erläutert werden.

Die Grundlage jeder Bewertung ist ein aktuelles und vollständiges Sicherheitsdatenblatt. Wie die 16 Abschnitte aufgebaut sind und welche Angaben für die Gefährdungsbeurteilung besonders relevant sind, ist im Beitrag zum Aufbau des Sicherheitsdatenblatts ausführlich beschrieben.

Dokumentation und Nachweisführung

Die Dokumentation entscheidet darüber, ob eine korrekt durchgeführte Prüfung im Ernstfall auch nachweisbar ist. Erfahrungsgemäß beanstandet die Aufsicht seltener die fachliche Bewertung als die fehlende Nachvollziehbarkeit. Ein belastbarer Nachweis enthält mindestens die folgenden Angaben.

1. Bezeichnung der Tätigkeit und des eingesetzten Gefahrstoffs mit Verweis auf das Gefahrstoffverzeichnis
2. Datum der Prüfung und Name der verantwortlichen Person
3. Herangezogene Informationsquellen mit Stand des Sicherheitsdatenblatts
4. Geprüfte Alternativen, einschließlich der verworfenen, mit kurzer Begründung
5. Bewertungsergebnis nach Spaltenmodell für Ausgangsstoff und Alternativen
6. Entscheidung und tragende Begründung, insbesondere bei Verzicht auf Substitution
7. Festgelegte Folgemaßnahmen mit Verantwortlichkeit und Termin
8. Termin oder Anlass der nächsten Überprüfung

Die Substitutionsprüfung greift direkt auf das Gefahrstoffverzeichnis zu. Ist dieses unvollständig oder veraltet, ist auch die Prüfung angreifbar, weil bereits die Datengrundlage nicht stimmt. Ebenso eng ist die Verzahnung mit der Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen, in die das Prüfergebnis einfließt.

Praxisbeispiel aus dem Metallbau

Ein Metallbaubetrieb mit 45 Beschäftigten reinigt Baugruppen vor dem Lackieren mit einem lösemittelhaltigen Kaltreiniger. Der Auftrag erfolgt manuell mit Tuch und Pinsel an einem offenen Arbeitsplatz, etwa zwei Stunden je Schicht, durch drei Mitarbeitende. Anlass der Prüfung ist ein aktualisiertes Sicherheitsdatenblatt mit geänderter Einstufung.

Schritt 1 und 2: Die Tätigkeit wird als „manuelle Entfettung von Baugruppen, offen, ortsfest“ beschrieben. Das aktuelle Sicherheitsdatenblatt weist das Produkt als leicht entzündbar und als reizend für Haut und Atemwege aus; der Hauptbestandteil hat einen vergleichsweise hohen Dampfdruck.

Schritt 3: Die Recherche ergibt drei Optionen. Erstens ein wasserbasierter alkalischer Reiniger. Zweitens ein Kohlenwasserstoffprodukt mit deutlich höherem Flammpunkt. Drittens der Wechsel vom offenen manuellen Auftrag zu einem geschlossenen Teilewaschgerät bei gleichbleibendem Produkt.

Schritt 4: Im Spaltenmodell schneidet der wasserbasierte Reiniger bei Brand- und Explosionsgefahr sowie bei der akuten Gesundheitsgefährdung am günstigsten ab. Er enthält jedoch ein sensibilisierendes Konservierungsmittel und erfordert wegen des alkalischen pH-Werts konsequenten Hautschutz. Das Kohlenwasserstoffprodukt verbessert vor allem den Brandschutz, bei der Gesundheitsgefährdung ändert sich wenig. Das geschlossene Waschgerät senkt die inhalative Exposition am deutlichsten, verändert die Stoffeigenschaften aber nicht.

Schritt 5 bis 7: Der Betrieb entscheidet sich für eine Kombination. Für Serienteile wird der wasserbasierte Reiniger im geschlossenen Waschgerät eingesetzt. Für Sonderteile mit hartnäckigen Rückständen bleibt ein Restbestand des bisherigen Produkts in Gebrauch, jedoch mit reduzierter Menge, fester Absaugung und angepasstem Handschuhkonzept. Die Begründung für den Teilverzicht wird schriftlich festgehalten. Betriebsanweisung und Unterweisung werden angepasst, ebenso die Lagerzuordnung nach TRGS 510. Sechs Monate später bestätigt eine Kontrollmessung die erwartete Reduzierung der Lösemittelbelastung.

Der Fall zeigt zwei typische Muster: Erstens ist die beste Lösung häufig eine Kombination aus Stoffwechsel und Verfahrensänderung. Zweitens bleibt Substitution oft Teilsubstitution, und gerade dann ist die Dokumentation des verbleibenden Restanteils entscheidend.

Häufige Fehler

Die Prüfung wird gar nicht dokumentiert. In vielen Betrieben findet die Abwägung im Gespräch zwischen Fachkraft für Arbeitssicherheit und Produktionsleitung statt, ohne schriftlichen Niederschlag. Fachlich mag das genügen, rechtlich nicht. Ohne Dokumentation gilt die Prüfung im Zweifel als nicht durchgeführt.

Nur der Stoff, nicht das Verfahren wird betrachtet. Die Prüfung beschränkt sich auf die Frage nach einem anderen Produkt. Dabei liegt das größere Potenzial oft in der Änderung des Auftragsverfahrens, der Menge oder der Kapselung.

Wirtschaftliche Gründe werden als alleinige Begründung genutzt. Ein höherer Einkaufspreis rechtfertigt für sich genommen keinen Verzicht auf Substitution. Zulässig ist eine Verhältnismäßigkeitsbetrachtung, die auch Umstellungsaufwand und technische Eignung einbezieht und diese ins Verhältnis zum erreichbaren Schutzniveau setzt.

Die Alternative wird nur eindimensional bewertet. Wer ausschließlich auf den Flammpunkt schaut, übersieht Sensibilisierung, Hautbelastung oder Umweltwirkungen. Alle Dimensionen des Spaltenmodells gehören in die Betrachtung.

Nach der Umstellung wird nicht nachgezogen. Neues Produkt, alte Betriebsanweisung: eine häufige Konstellation. Betriebsanweisung, Unterweisung, Kennzeichnung, Lagerzuordnung und Entsorgung müssen mitgeführt werden. Wie eine rechtssichere Betriebsanweisung für Gefahrstoffe aufgebaut ist, beschreibt der entsprechende Beitrag.

Die Prüfung wird als einmaliger Vorgang verstanden. Der Markt für Ersatzstoffe entwickelt sich weiter. Was vor fünf Jahren keine Alternative hatte, hat heute möglicherweise eine. Ohne turnusmäßige Wiedervorlage bleibt dieses Potenzial ungenutzt.

Schnittstelle zum Gefahrgutrecht

Eine Substitution endet nicht am Werkstor. Wer einen Stoff austauscht, verändert unter Umständen auch seine transportrechtliche Einstufung. Ein Wechsel von einem leicht entzündbaren Lösemittel zu einem wasserbasierten Produkt kann dazu führen, dass eine Sendung nicht mehr der Klasse 3 nach ADR unterliegt. Das wirkt sich auf Kennzeichnung, Beförderungspapier, Verpackungsanforderungen und mitunter auf die Berechnung nach der 1000-Punkte-Regel aus.

Umgekehrt kann eine vermeintlich harmlosere Alternative im Transportrecht strenger eingestuft sein, etwa als umweltgefährdender Stoff. Betriebe, die Gefahrstoff- und Gefahrgutverantwortung getrennt organisieren, bemerken solche Verschiebungen häufig erst beim Versand. Es lohnt sich daher, die transportrechtliche Bewertung in Schritt 5 der Prüfung mit aufzunehmen. Die grundsätzlichen Unterschiede beider Rechtsgebiete sind im Beitrag Gefahrstoff und Gefahrgut im Vergleich dargestellt.

Häufige Fragen

Muss die Substitutionsprüfung für jeden Gefahrstoff durchgeführt werden?

Die Prüfpflicht bezieht sich auf Tätigkeiten mit Gefahrstoffen, die im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung erfasst werden. In der Praxis wird nach Gefährdungspotenzial priorisiert: KMR-Stoffe und Stoffe mit hoher Exposition zuerst, Stoffe mit geringer Gefährdung mit entsprechend geringerem Aufwand. Eine pauschale Freistellung ganzer Stoffgruppen sieht die Verordnung nicht vor.

Wer darf die Substitutionsprüfung durchführen?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Die fachliche Durchführung setzt Fachkunde im Sinne der Gefahrstoffverordnung voraus. In der Praxis übernehmen dies die Fachkraft für Arbeitssicherheit, ein bestellter Gefahrstoffbeauftragter oder ein externer Dienstleister. Die Verantwortung selbst bleibt beim Arbeitgeber und lässt sich nicht delegieren.

Was ist zu tun, wenn keine Alternative existiert?

Dann ist das Ergebnis mit Begründung zu dokumentieren, und es greift die weitere Rangfolge der Schutzmaßnahmen: zunächst technische, dann organisatorische, zuletzt persönliche Schutzmaßnahmen. Die Prüfung ist bei Änderungen der Datenlage oder des Marktangebots zu wiederholen.

Wie oft ist die Prüfung zu wiederholen?

Die Gefahrstoffverordnung nennt keine feste Frist, sondern knüpft an Anlässe an. Da die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig zu überprüfen ist, hat sich in vielen Betrieben ein jährlicher Turnus etabliert, ergänzt um anlassbezogene Prüfungen bei neuen Stoffen, geänderten Verfahren oder neuen Sicherheitsdatenblättern.

Reicht die Aussage des Lieferanten, es gebe keine Alternative?

Nein. Ein Lieferant kann in der Regel nur Auskunft über sein eigenes Sortiment geben. Die Prüfung muss darüber hinausgehen und mindestens Branchenlösungen, Angebote weiterer Hersteller sowie Verfahrensalternativen einbeziehen. Die Lieferantenauskunft ist ein Baustein, nicht das Ergebnis.

Welche Konsequenzen drohen bei einer fehlenden Substitutionsprüfung?

Das Fehlen einer ordnungsgemäßen Gefährdungsbeurteilung einschließlich Substitutionsprüfung kann von der zuständigen Aufsichtsbehörde beanstandet werden. Die Gefahrstoffverordnung sieht in Verbindung mit dem Ordnungswidrigkeitenrecht einen Bußgeldrahmen vor; hinzu treten mögliche haftungs- und versicherungsrechtliche Folgen, etwa bei Regressansprüchen des Unfallversicherungsträgers nach einem Arbeitsunfall.

Gesetzesgrundlagen und Quellen

• § 6 GefStoffV, Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung, insbesondere Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 (Ermittlung der Substitutionsmöglichkeiten): gesetze-im-internet.de
• § 7 GefStoffV, Grundpflichten, insbesondere Absatz 3 (Vorrang der Substitution): gesetze-im-internet.de
• § 14 GefStoffV, Unterweisung und Information der Beschäftigten: gesetze-im-internet.de
• Gefahrstoffverordnung in der Fassung der Änderungsverordnung vom Dezember 2024, verkündet am 4. Dezember 2024, in Kraft seit 5. Dezember 2024: recht.bund.de
• TRGS 600 „Substitution“, Ausgabe Juli 2020, GMBl 2020 S. 405-418 Nr. 21 vom 24. Juli 2020, Fassung vom 9. Juli 2024, mit dem Spaltenmodell in Anhang 2: baua.de
• Spaltenmodell als Tabelle 5 zu Anhang 2 der TRGS 600: baua.de
• TRGS 400 „Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen“, Ausgabe Juli 2017, GMBl 2017 Nr. 36 S. 638: baua.de
• Übersicht der Technischen Regeln für Gefahrstoffe, unter anderem TRGS 510 (Lagerung), TRGS 900 (Arbeitsplatzgrenzwerte), TRGS 905 (Einstufung KMR), TRGS 910 (risikobezogenes Maßnahmenkonzept): baua.de
• Informationen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zur Gefahrstoffverordnung: baua.de