Gefahrstoffverzeichnis nach § 6 Abs. 12 GefStoffV: Diese Angaben sind Pflicht

Das Gefahrstoffverzeichnis ist die nach § 6 Absatz 12 der Gefahrstoffverordnung vorgeschriebene Aufstellung aller im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe. Es muss fünf Angaben je Stoff enthalten: Bezeichnung, Einstufung, Mengenbereich, Arbeitsbereich und einen Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt. Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße und entfällt nur dann, wenn ausschließlich Tätigkeiten mit geringer Gefährdung ausgeübt werden.

Was das Gefahrstoffverzeichnis ist – und was es nicht ist

Wer im Betrieb mit Reinigungskonzentraten, Lösemitteln, Kühlschmierstoffen oder Druckgasen umgeht, arbeitet mit Gefahrstoffen. Der Gesetzgeber verlangt dafür zunächst eines: einen belastbaren Überblick. Genau diesen Überblick liefert das Gefahrstoffverzeichnis. Es ist kein Sicherheitskonzept, keine Gefährdungsbeurteilung und auch keine Betriebsanweisung, sondern die strukturierte Bestandsaufnahme, auf der all diese Dokumente aufbauen.

In der Praxis wird das Verzeichnis häufig unterschätzt. Es gilt als Formsache, die man nebenbei in einer Tabellenkalkulation erledigt. Tatsächlich ist es das erste Dokument, nach dem eine Aufsichtsperson der Gewerbeaufsicht oder der Berufsgenossenschaft fragt, wenn sie den Gefahrstoffbereich prüft. Denn aus dem Verzeichnis lässt sich innerhalb weniger Minuten ablesen, ob ein Betrieb seinen Bestand kennt. Wer hier passen muss, hat regelmäßig auch in der Gefährdungsbeurteilung Lücken.

Abzugrenzen ist das Verzeichnis von drei benachbarten Dokumenten. Die Gefährdungsbeurteilung nach § 6 Absatz 1 GefStoffV bewertet die Tätigkeiten mit den Stoffen und leitet Schutzmaßnahmen ab. Die Betriebsanweisung nach § 14 GefStoffV richtet sich an die Beschäftigten und beschreibt den sicheren Umgang. Das Expositionsverzeichnis nach § 10a GefStoffV erfasst personenbezogen Beschäftigte, die gegenüber krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Stoffen der Kategorie 1A oder 1B exponiert sind. Das Gefahrstoffverzeichnis dagegen ist stoffbezogen und personenneutral.

Rechtsgrundlage: § 6 Absatz 12 GefStoffV

Die Verpflichtung steht nicht in einem eigenen Paragrafen, sondern am Ende des § 6 GefStoffV, der die Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung regelt. Diese systematische Einordnung ist kein Zufall: Das Verzeichnis ist Teil der Informationsermittlung und damit Vorstufe der Beurteilung.

Der Wortlaut ist knapp. Der Arbeitgeber hat ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe zu führen; das Verzeichnis muss mindestens die in Satz 2 aufgezählten Angaben enthalten. Zwei Formulierungen verdienen Aufmerksamkeit. Erstens das Wort mindestens: Die fünf Punkte sind eine Untergrenze, kein abschließender Katalog. Zweitens die Wendung im Betrieb verwendeten: Erfasst wird die tatsächliche Verwendung, nicht der Einkauf. Ein Stoff, der einmalig bezogen und nie eingesetzt wurde, gehört nicht zwingend hinein; ein Stoff, der als Zwischenprodukt im Verfahren entsteht, dagegen sehr wohl.

Maßgeblich ist die Gefahrstoffverordnung in der Fassung der Novelle, die am 5. Dezember 2024 in Kraft getreten ist. Die Novelle hat den Umgang mit Asbest sowie die Regelungen zu Tätigkeiten an baulichen und technischen Anlagen deutlich umgebaut und mit § 5a eine Informationspflicht des Veranlassers eingeführt. Die Systematik des Verzeichnisses in Absatz 12 ist davon unberührt geblieben. Wer sein Verzeichnis nach altem Muster führt, muss es also nicht umbauen – wohl aber prüfen, ob die Gefährdungsbeurteilung dahinter noch passt.

Die fünf Pflichtangaben im Detail

Die folgende Tabelle fasst zusammen, was je Gefahrstoff hinterlegt sein muss und woher die Information stammt.

Bezeichnung: eindeutig statt umgangssprachlich

Der häufigste Mangel ist eine unpräzise Bezeichnung. Einträge wie Verdünnung, Reiniger oder Säure sind wertlos, weil sich daraus weder Einstufung noch Sicherheitsdatenblatt zuordnen lassen. Sinnvoll ist der vollständige Handelsname in der Schreibweise des Herstellers, ergänzt um den Lieferanten. Bei Stoffen, die unter verschiedenen Handelsnamen identisch beschafft werden, hilft die CAS-Nummer als verbindende Kennung.

Einstufung: Kategorien statt Schlagworte

Die Verordnung lässt zwei Wege zu. Entweder wird die Einstufung nach der CLP-Verordnung angegeben, also Gefahrenklasse und Kategorie samt zugehörigen H-Sätzen. Oder es werden die gefährlichen Eigenschaften beschrieben. Der zweite Weg ist für Stoffe gedacht, die keiner Einstufungspflicht unterliegen, aber dennoch Gefahrstoff im Sinne des § 2 GefStoffV sind – etwa Stoffe, die erst bei der Tätigkeit entstehen. Schweißrauch, Holzstaub oder Dieselmotoremissionen sind typische Beispiele, die in vielen Verzeichnissen fehlen, obwohl sie hineingehören.

Mengenbereiche: Bereiche statt Bestandszahlen

Die Verordnung verlangt Mengenbereiche, nicht tagesaktuelle Bestände. Das ist eine bewusste Erleichterung: Ein Verzeichnis, das dem Lagerbestand hinterherlaufen müsste, wäre nicht führbar. Bewährt haben sich drei bis fünf feste Klassen, die betriebsweit einheitlich verwendet werden. Wichtig ist, dass die Klassen zur tatsächlichen Größenordnung passen. In einem Labor sind Klassen im Gramm- und Kilogrammbereich sinnvoll, in einer Galvanik im Tonnenbereich.

Arbeitsbereiche: die Brücke zur Gefährdungsbeurteilung

Erfasst werden die Bereiche, in denen Beschäftigte gegenüber dem Stoff exponiert sein können. Das ist mehr als der Lagerort. Ein Lösemittel, das im Gefahrstofflager steht, in der Werkstatt abgefüllt und an der Montagelinie verwendet wird, ist drei Bereichen zuzuordnen. Diese Spalte ist zugleich der Hebel, mit dem sich das Verzeichnis später nach Bereichen filtern und in bereichsbezogene Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen überführen lässt.

Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt

Gefordert ist ein Verweis, nicht das Dokument selbst. Der Verweis muss aber tragen: Ein Eintrag SDB vorhanden genügt nicht. Praktikabel sind Ablagepfad plus Ausgabedatum oder, in einer digitalen Lösung, ein direkter Link. Das Ausgabedatum mitzuführen lohnt sich, weil sich daran ablesen lässt, wann ein Datenblatt zuletzt aktualisiert wurde. Wie ein Sicherheitsdatenblatt aufgebaut ist und welche Informationen in welchem Abschnitt stehen, haben wir in einem eigenen Beitrag zum Aufbau des Sicherheitsdatenblatts in 16 Abschnitten aufbereitet.

Wer verpflichtet ist – und wann die Ausnahme greift

Adressat ist der Arbeitgeber. Die Pflicht gilt unabhängig von der Zahl der Beschäftigten und unabhängig von der Branche. Ein Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitenden ist ebenso verpflichtet wie ein Chemiestandort. Delegierbar ist die Durchführung, nicht die Verantwortung: Der Arbeitgeber kann die Führung des Verzeichnisses an eine Fachkraft für Arbeitssicherheit, einen internen Gefahrstoffbeauftragten oder einen externen Dienstleister übertragen, bleibt aber rechtlich in der Pflicht.

Es gibt genau eine Ausnahme. Nach § 6 Absatz 12 Satz 3 GefStoffV entfällt die Verzeichnispflicht, wenn ausschließlich Tätigkeiten mit geringer Gefährdung im Sinne des Absatzes 13 ausgeübt werden. Geringe Gefährdung setzt voraus, dass die gefährlichen Eigenschaften des Stoffes, die verwendete Menge, eine nach Höhe und Dauer niedrige Exposition und die Arbeitsbedingungen zusammen nur eine geringe Gefährdung ergeben und die Grundmaßnahmen nach § 8 GefStoffV ausreichen.

Verzeichnis, Kataster, Expositionsverzeichnis: die Begriffe sortiert

Der praktische Nutzen dieser Unterscheidung liegt in der Reihenfolge. Zuerst entsteht das Verzeichnis, dann die Gefährdungsbeurteilung, dann die Betriebsanweisung, dann die Unterweisung. Wer die Reihenfolge umdreht und mit Betriebsanweisungen beginnt, produziert Dokumente ohne Fundament. Die praktische Umsetzung des Bestandsaufbaus haben wir Schritt für Schritt in der Anleitung Gefahrstoffkataster erstellen beschrieben.

In sieben Schritten zum vollständigen Verzeichnis

1. Bestand physisch aufnehmen. Begehung aller Bereiche: Lager, Werkstatt, Produktion, Labor, Haustechnik, Reinigungsräume, Außenlager, Fahrzeuge. Jedes Gebinde wird fotografiert oder notiert. Die reine Auswertung von Einkaufslisten übersieht regelmäßig Altbestände und privat mitgebrachte Produkte.
2. Sicherheitsdatenblätter beschaffen und auf Aktualität prüfen. Fehlende Datenblätter beim Lieferanten anfordern. Bei Datenblättern, die älter als etwa fünf Jahre sind, lohnt eine gezielte Nachfrage, ob eine neuere Fassung vorliegt.
3. Verfahrensbedingt entstehende Gefahrstoffe ergänzen. Schweißrauche, Schleif- und Holzstäube, Abgase, Dämpfe aus thermischen Prozessen. Diese Stoffe haben kein Sicherheitsdatenblatt und werden deshalb häufig vergessen.
4. Die fünf Pflichtangaben je Stoff befüllen. Einheitliche Mengenklassen und eine betriebsweit abgestimmte Bezeichnung der Arbeitsbereiche festlegen, bevor die Erfassung beginnt.
5. Bestand bereinigen. Nicht mehr verwendete Stoffe fachgerecht entsorgen und aus dem aktiven Verzeichnis nehmen. Erfahrungsgemäß lässt sich der Bestand bei einer Ersterfassung um zehn bis zwanzig Prozent reduzieren – das senkt Lagerrisiko und Folgeaufwand.
6. Substitutionsprüfung anschließen. Für Stoffe mit besonders kritischer Einstufung prüfen, ob ein weniger gefährlicher Ersatzstoff verfügbar ist. Das Ergebnis ist nach § 6 Absatz 8 GefStoffV in der Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren.
7. Zugänglichkeit herstellen und Pflegeprozess festlegen. Verantwortliche benennen, Prüfintervall definieren, Beschaffungsprozess so verankern, dass neue Stoffe vor dem ersten Einsatz im Verzeichnis landen.

Praxisbeispiel aus der Metallverarbeitung

Ein metallverarbeitender Betrieb im Rheinland mit 60 Beschäftigten führte über Jahre eine Tabelle mit 84 Positionen, gepflegt vom Lagerleiter. Anlass für eine Neuaufnahme war eine Begehung der Berufsgenossenschaft, bei der zwei Beanstandungen dokumentiert wurden: fehlende Arbeitsbereichszuordnung und mehrere Einträge ohne auffindbares Sicherheitsdatenblatt.

Die Ersterfassung ergab ein anderes Bild als die Altliste. Tatsächlich vorhanden waren 112 Produkte. 19 davon standen seit mehr als drei Jahren unberührt im Lager und wurden entsorgt. Neu aufgenommen wurden sechs verfahrensbedingt entstehende Gefahrstoffe, darunter Schweißrauch an vier Arbeitsplätzen und Schleifstaub an der Entgratstation – Positionen, die in der Altliste vollständig fehlten, weil sie nicht eingekauft werden.

Nach der Bereinigung umfasste das Verzeichnis 99 Positionen mit vollständigen Pflichtangaben. Die Arbeitsbereichsspalte wurde auf sieben definierte Bereiche vereinheitlicht. Auf dieser Grundlage ließen sich die Gefährdungsbeurteilungen bereichsweise strukturieren, statt sie je Produkt zu führen. Der Pflegeaufwand liegt seither bei etwa zwei Stunden im Quartal, weil der Einkauf jede Neubeschaffung eines Gefahrstoffs an die Fachkraft für Arbeitssicherheit meldet.

Häufige Fehler

Das Verzeichnis wird aus der Einkaufsliste erzeugt. Einkaufsdaten kennen weder Altbestände noch verfahrensbedingt entstehende Stoffe noch die tatsächliche Verwendung. Ohne Begehung bleibt jedes Verzeichnis unvollständig.

Verfahrensbedingt entstehende Gefahrstoffe fehlen. Schweißrauch, Stäube und Abgase sind Gefahrstoffe nach § 2 GefStoffV, auch wenn sie nie ein Gebinde hatten. Sie sind gerade in der Metall- und Holzbearbeitung häufig die expositionsrelevantesten Positionen.

Die Arbeitsbereichsspalte bleibt leer oder pauschal. Ein Eintrag Betrieb oder Halle erfüllt die Anforderung nicht und macht das Verzeichnis für die weitere Arbeit unbrauchbar.

Der SDB-Verweis ist nicht auflösbar. Ein Verweis, der ins Leere geht, ist kein Verweis. Bei Personalwechsel im Einkauf gehen Ablagestrukturen erfahrungsgemäß als Erstes verloren.

Das Verzeichnis ist für die Beschäftigten nicht zugänglich. § 6 Absatz 12 Satz 4 GefStoffV verlangt ausdrücklich, dass die Angaben zu Bezeichnung, Einstufung, Arbeitsbereich und SDB-Verweis allen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sind. Eine Datei auf dem Laufwerk der Geschäftsleitung erfüllt das nicht.

Es gibt keinen Pflegeprozess. Ein einmal erstelltes Verzeichnis veraltet mit jeder Neubeschaffung. Ohne feste Kopplung an den Einkauf ist der Verfall nur eine Frage der Zeit.

Die Ausnahme für geringe Gefährdung wird ohne Grundlage in Anspruch genommen. Sie setzt eine dokumentierte Gefährdungsbeurteilung voraus, die genau dieses Ergebnis trägt.

Aktualisierung, Zugänglichkeit, Aufbewahrung

Die Verordnung nennt für das Verzeichnis kein starres Prüfintervall. Sie verlangt in § 6 Absatz 10 GefStoffV jedoch, die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig zu überprüfen und umgehend zu aktualisieren, wenn maßgebliche Veränderungen oder neue Informationen dies erfordern. Da das Verzeichnis deren Grundlage ist, gilt derselbe Maßstab sinngemäß. In der Praxis hat sich eine jährliche Vollprüfung bewährt, ergänzt um anlassbezogene Aktualisierungen.

Anlässe für eine sofortige Aktualisierung sind insbesondere: Einführung eines neuen Gefahrstoffs, Wegfall eines Stoffes, Verfahrensänderung mit geänderter Exposition, neue Fassung eines Sicherheitsdatenblatts mit geänderter Einstufung, veränderte Mengenbereiche, räumliche Verlagerung von Tätigkeiten sowie neue oder geänderte Arbeitsplatzgrenzwerte nach TRGS 900.

Zur Form macht die Verordnung keine Vorgaben. Papier, Tabellenkalkulation und Datenbanklösung sind gleichermaßen zulässig. Entscheidend ist die Zugänglichkeit für die betroffenen Beschäftigten. Bei Betrieben ab etwa 50 Positionen stößt die Tabellenkalkulation erfahrungsgemäß an Grenzen, sobald mehrere Personen gleichzeitig pflegen oder Versionsstände nachvollziehbar bleiben sollen.

Schnittstelle zum Gefahrgutrecht

Viele Betriebe, die ein Gefahrstoffverzeichnis führen, versenden dieselben Stoffe auch. Damit greift zusätzlich das Gefahrgutrecht nach ADR. Beide Rechtsgebiete verwenden unterschiedliche Einstufungslogiken: Das Gefahrstoffrecht folgt der CLP-Verordnung und fragt nach der Gefährdung der Beschäftigten am Arbeitsplatz, das Gefahrgutrecht folgt den UN-Nummern und Klassen und fragt nach der Gefährdung während der Beförderung.

Ein Stoff kann Gefahrstoff sein, ohne Gefahrgut zu sein, und umgekehrt. Wer beide Systeme parallel betreibt, spart Aufwand, wenn das Gefahrstoffverzeichnis eine zusätzliche Spalte für UN-Nummer und Verpackungsgruppe mitführt. Diese Angabe ist nicht Pflicht nach § 6 Absatz 12 GefStoffV, erleichtert aber die Abstimmung zwischen Arbeitsschutz und Versand erheblich. Die Unterschiede und Überschneidungen beider Systeme haben wir im Beitrag Gefahrstoff und Gefahrgut im Vergleich ausführlich dargestellt.

Häufige Fragen zum Gefahrstoffverzeichnis

Ab wie vielen Beschäftigten ist ein Gefahrstoffverzeichnis Pflicht?

Es gibt keine Mindestzahl. Die Pflicht nach § 6 Absatz 12 GefStoffV gilt unabhängig von der Zahl der Beschäftigten, sobald im Betrieb Gefahrstoffe verwendet werden. Auch ein Betrieb mit zwei Mitarbeitenden ist verpflichtet. Nur bei ausschließlich geringer Gefährdung nach Absatz 13 entfällt die Pflicht.

Reicht eine Excel-Tabelle als Gefahrstoffverzeichnis aus?

Ja. Die Gefahrstoffverordnung schreibt keine bestimmte Form vor. Eine Tabellenkalkulation erfüllt die Anforderungen, wenn alle fünf Pflichtangaben vollständig geführt werden und die Datei den betroffenen Beschäftigten zugänglich ist. Bei größeren Beständen und mehreren Pflegenden stoßen Tabellen jedoch bei Versionierung und Rechtevergabe an Grenzen.

Gehören Stoffe ins Verzeichnis, die kein Sicherheitsdatenblatt haben?

Ja, sofern sie Gefahrstoffe nach § 2 GefStoffV sind. Das betrifft vor allem verfahrensbedingt entstehende Stoffe wie Schweißrauch, Holz- und Metallstäube oder Dieselmotoremissionen. Bei diesen Positionen wird statt der CLP-Einstufung eine Beschreibung der gefährlichen Eigenschaften eingetragen; der SDB-Verweis entfällt naturgemäß, sollte aber durch einen Hinweis auf die einschlägige TRGS ersetzt werden.

Wie oft muss das Gefahrstoffverzeichnis aktualisiert werden?

Die Verordnung nennt kein festes Intervall, verlangt aber eine umgehende Aktualisierung bei maßgeblichen Veränderungen. Bewährt hat sich eine jährliche Vollprüfung, kombiniert mit anlassbezogener Pflege bei jeder Neubeschaffung, Verfahrensänderung oder geänderten Einstufung.

Wer darf das Gefahrstoffverzeichnis führen?

Der Arbeitgeber kann die Führung delegieren, etwa an die Fachkraft für Arbeitssicherheit, eine fachkundige interne Person oder einen externen Dienstleister. Die Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit verbleibt beim Arbeitgeber. Für die darauf aufbauende Gefährdungsbeurteilung verlangt § 6 Absatz 11 GefStoffV ausdrücklich Fachkunde.

Was passiert bei einem fehlenden oder unvollständigen Verzeichnis?

Verstoße gegen die Pflichten der Gefahrstoffverordnung können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden; der Rahmen ergibt sich aus § 22 GefStoffV in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz und dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten. In der Praxis folgt auf eine Beanstandung zunächst eine Anordnung mit Frist. Schwerer wiegt meist die haftungsrechtliche Seite: Kommt es zu einem Schadensfall, ist ein fehlendes Verzeichnis ein deutliches Indiz für eine Organisationspflichtverletzung.

Gesetzesgrundlagen und Quellen

• § 6 Absatz 12 GefStoffV – Gefahrstoffverzeichnis, Pflichtangaben und Zugänglichkeit: gesetze-im-internet.de
• § 6 Absatz 8, 10, 11 und 13 GefStoffV – Dokumentation, Aktualisierung, Fachkunde, geringe Gefährdung
• § 2 GefStoffV – Begriffsbestimmung Gefahrstoff
• § 14 GefStoffV – Betriebsanweisung und Unterweisung
• § 10a GefStoffV – Expositionsverzeichnis bei krebserzeugenden und keimzellmutagenen Stoffen
• Gefahrstoffverordnung in der Fassung der Änderungsverordnung vom Dezember 2024, in Kraft seit 5. Dezember 2024: BAuA – Gefahrstoffverordnung
• TRGS 400 – Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen, Fassung vom 8. September 2017: BAuA – TRGS 400
• TRGS 900 – Arbeitsplatzgrenzwerte, sowie TRGS 905 – Verzeichnis krebserzeugender, keimzellmutagener oder reproduktionstoxischer Stoffe: BAuA – Technische Regeln für Gefahrstoffe
• Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 (CLP) und Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH), Titel IV – Sicherheitsdatenblätter
• Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung, Informationen zum Gefahrstoffmanagement: dguv.de