Der Gefahrgutbeauftragte muss für jedes Geschäftsjahr einen Jahresbericht über die Gefahrgutaktivitäten des Unternehmens erstellen – innerhalb eines halben Jahres nach Ablauf des Geschäftsjahres. Der Bericht wird der Unternehmensleitung vorgelegt, fünf Jahre aufbewahrt und der Behörde auf Verlangen ausgehändigt. Ein fehlender oder verspäteter Jahresbericht ist eine Ordnungswidrigkeit und gilt bei Prüfungen als deutliches Zeichen für eine mangelhafte Gefahrgutorganisation.
Inhaltsverzeichnis
Wer den Jahresbericht erstellen muss
Die Pflicht ergibt sich aus Unterabschnitt 1.8.3.3 ADR in Verbindung mit der GbV: Jeder bestellte Gefahrgutbeauftragte – gleich ob intern oder extern – erstellt für die Unternehmensleitung einen Bericht über die Tätigkeiten des Unternehmens in Bezug auf die Beförderung gefährlicher Güter. Die Pflicht besteht für jedes Geschäftsjahr, in dem bestellpflichtige Tätigkeiten stattgefunden haben – auch wenn nichts Besonderes vorgefallen ist. Ob Ihr Unternehmen überhaupt bestellpflichtig ist, klärt unser Schnelltest.
Frist und Aufbewahrung
| Anforderung | Regelung |
|---|---|
| Erstellungsfrist | innerhalb eines halben Jahres nach Ablauf des Geschäftsjahres (bei Kalenderjahr: bis 30. Juni des Folgejahres) |
| Adressat | Unternehmensleitung |
| Aufbewahrung | fünf Jahre |
| Vorlagepflicht | auf Verlangen gegenüber der zuständigen Behörde |
| Form | nicht vorgeschrieben; üblich ist ein unterschriebenes Dokument mit Anlagen |
Diese Inhalte gehören hinein
Das ADR schreibt keinen festen Katalog vor, verlangt aber einen Bericht über die „Tätigkeiten des Unternehmens in Bezug auf die Beförderung gefährlicher Güter“. In der Praxis – und nach den Erwartungen der Prüfbehörden – hat sich folgender Inhalt etabliert:
- Art der beförderten gefährlichen Güter (Klassen, wichtige UN-Nummern),
- ungefähre Mengen je Verkehrsträger und Rolle (Absender, Verlader, Empfänger),
- genutzte Freistellungen (begrenzte Mengen, 1000-Punkte-Regel) mit kurzer Begründung,
- durchgeführte Kontrollen, Audits und deren Ergebnisse,
- festgestellte Mängel und die eingeleiteten Abhilfemaßnahmen,
- Unterweisungen nach Kapitel 1.3 ADR mit Teilnehmerzahlen,
- besondere Vorkommnisse und Unfälle, gegebenenfalls mit Verweis auf Unfallberichte nach 1.8.3.6 ADR,
- Änderungen in Organisation, Sortiment oder Prozessen,
- Ausblick: anstehende Rechtsänderungen (etwa das ADR 2027) und geplante Maßnahmen.
Bewährte Gliederung als Muster
- Unternehmens- und Bestelldaten (Beauftragter, Schulungsnachweis, Geltungsbereich)
- Überblick über die Gefahrgutaktivitäten des Berichtsjahres
- Mengengerüst und genutzte Freistellungen
- Durchgeführte Überwachungsmaßnahmen
- Mängel und Korrekturmaßnahmen
- Schulungen und Unterweisungen
- Ereignisse und Unfälle
- Bewertung der Gefahrgutorganisation und Empfehlungen
- Anlagen (Auditprotokolle, Unterweisungsnachweise, Berechnungen)
Wichtig ist weniger die Form als die Nachvollziehbarkeit: Ein Prüfer muss erkennen können, dass der Beauftragte seine Überwachungsaufgaben aus Unterabschnitt 1.8.3 ADR tatsächlich wahrgenommen hat.
Die 5 häufigsten Fehler
- Der Bericht fehlt ganz – der Klassiker, oft weil die Bestellung nur auf dem Papier existiert.
- Copy-Paste aus dem Vorjahr: identische Mengen und Formulierungen über Jahre wirken unglaubwürdig und fallen Prüfern sofort auf.
- Keine Mängel dokumentiert: Ein Bericht ohne einen einzigen Befund über Jahre spricht nicht für einen mängelfreien Betrieb, sondern für fehlende Kontrollen.
- Frist verpasst: Nach dem 30. Juni wird es für Kalenderjahr-Unternehmen formal heikel.
- Bericht ohne Kenntnis der Leitung: Der Bericht ist an die Unternehmensleitung gerichtet – eine dokumentierte Kenntnisnahme (Unterschrift) gehört dazu.
Der Jahresbericht bei Behördenprüfungen
Bei Betriebskontrollen fragen die zuständigen Behörden regelmäßig drei Dokumente ab: die schriftliche Bestellung, den Schulungsnachweis und die Jahresberichte der letzten fünf Jahre. Der Bericht ist damit das zentrale Beweisstück einer funktionierenden Gefahrgutorganisation – und umgekehrt: Sein Fehlen ist eine eigenständige Ordnungswidrigkeit nach § 9 GbV mit Regelsätzen nach Anlage 7 der RSEB und öffnet die Tür für weitergehende Fragen bis hin zur Aufsichtspflichtverletzung der Geschäftsleitung nach § 130 OWiG.
Als externer Gefahrgutbeauftragter erstellen wir den Jahresbericht für Sie – inklusive Bestandsaufnahme und Prüfung Ihrer Freistellungen. Auch kurzfristig.
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Häufige Fragen
Muss der Jahresbericht an die Behörde geschickt werden?
Nein. Er wird der Unternehmensleitung vorgelegt und nur auf Verlangen der Behörde ausgehändigt. Eine unaufgeforderte Einreichung ist nicht vorgesehen.
Was gilt, wenn im Berichtsjahr kaum Gefahrgut bewegt wurde?
Auch dann ist ein Bericht zu erstellen – er fällt entsprechend kurz aus und dokumentiert gerade die geringe Aktivität und die weiterhin funktionierende Überwachung.
Reicht ein gemeinsamer Bericht für mehrere Unternehmen der Gruppe?
Nein. Die Pflicht besteht je Unternehmen (Rechtsträger). Ein Konzernbericht kann aber aus einzelnen, klar getrennten Unternehmensberichten bestehen.
Wer erstellt den Bericht bei einem externen Gefahrgutbeauftragten?
Der externe Beauftragte – die Erstellung gehört zu seinen gesetzlichen Aufgaben und sollte in jeder seriösen Pauschale enthalten sein. Was eine solche Pauschale kostet, lesen Sie hier.
Wie lange muss der Bericht aufbewahrt werden?
Fünf Jahre ab Erstellung – unabhängig davon, ob der Beauftragte inzwischen gewechselt hat.
