Gefahrstoffverzeichnis und Gefahrstoffkataster werden im Betriebsalltag oft gleichgesetzt, sind aber nicht dasselbe. Das Gefahrstoffverzeichnis ist die gesetzlich vorgeschriebene Mindestdokumentation nach Paragraf 6 Absatz 12 der Gefahrstoffverordnung, das Gefahrstoffkataster ist der umfassendere Praxisbegriff, der dieses Verzeichnis um Mess-, Ermittlungs- und Organisationsdaten erweitert. Verpflichtend ist nur das Verzeichnis, das Kataster ist die organisatorisch sinnvolle Kür.
- Verzeichnis oder Kataster: die Kurzdefinition
- Was das Gesetz verlangt: Paragraf 6 Absatz 12 GefStoffV
- Pflichtangaben im Gefahrstoffverzeichnis
- Was ein Gefahrstoffkataster zusaetzlich leistet
- Direktvergleich der beiden Begriffe
- Wann reicht das Verzeichnis, wann lohnt das Kataster?
- In sieben Schritten zum vollstaendigen Verzeichnis
- Praxisbeispiel aus einem Produktionsbetrieb
- Haeufige Fehler
- Haeufige Fragen
- Gesetzesgrundlagen und Quellen
Verzeichnis oder Kataster: die Kurzdefinition
Die Verwirrung entsteht, weil beide Begriffe dieselbe Grundfunktion beschreiben: einen strukturierten Ueberblick ueber die im Betrieb vorhandenen Gefahrstoffe. Der Unterschied liegt in Rechtsverbindlichkeit und Umfang. Das Gefahrstoffverzeichnis ist der Rechtsbegriff aus der Gefahrstoffverordnung. Es legt fest, welche Mindestangaben ein Arbeitgeber vorhalten muss. Das Gefahrstoffkataster taucht im Verordnungstext dagegen nicht auf. Es hat sich in der betrieblichen Praxis eingebuergert und meint in der Regel eine erweiterte Datensammlung, die das gesetzliche Verzeichnis als Kern enthaelt, darueber hinaus aber Gefaehrdungsbeurteilungen, Messwerte, Lagerorte und Schutzmassnahmen verknuepft.
Wer die beiden Begriffe sauber trennt, vermeidet zwei typische Missverstaendnisse: Zum einen die Annahme, ein umfangreiches Kataster sei gesetzlich erzwungen, was nicht stimmt. Zum anderen den Trugschluss, ein schlankes Verzeichnis genuege in jedem Fall, obwohl gerade groessere Betriebe von der Katasterstruktur deutlich profitieren.
Was das Gesetz verlangt: Paragraf 6 Absatz 12 GefStoffV
Die rechtliche Grundlage steht in Paragraf 6 der Gefahrstoffverordnung, der die Informationsermittlung und Gefaehrdungsbeurteilung regelt. Nach Paragraf 6 Absatz 12 GefStoffV hat der Arbeitgeber ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe zu fuehren, in dem auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblaetter verwiesen wird. Das Verzeichnis muss den Beschaeftigten und ihrer Vertretung zugaenglich sein. Die Pflicht besteht unabhaengig von der Betriebsgroesse, sobald mit Gefahrstoffen im Sinne der Verordnung umgegangen wird.
Die Gefahrstoffverordnung wurde zuletzt mit der Novelle vom Dezember 2024 geaendert, die am 5. Dezember 2024 in Kraft getreten ist. Die Novelle hat vor allem das Asbestrecht und das Risikokonzept fuer Taetigkeiten neu geordnet, an der grundsaetzlichen Verzeichnispflicht nach Paragraf 6 Absatz 12 jedoch nichts geaendert. Wer sein Verzeichnis bereits sauber fuehrt, ist von der Novelle an dieser Stelle nicht betroffen. Ergaenzend konkretisiert die Technische Regel TRGS 400 (Gefaehrdungsbeurteilung fuer Taetigkeiten mit Gefahrstoffen), wie die Informationsermittlung aufgebaut sein sollte.
Pflichtangaben im Gefahrstoffverzeichnis
Damit ein Verzeichnis den Anforderungen genuegt, muss es je Gefahrstoff einen festen Satz an Angaben enthalten. Diese Mindestangaben ergeben sich aus Paragraf 6 Absatz 12 GefStoffV:
| Pflichtangabe | Bedeutung in der Praxis |
|---|---|
| Bezeichnung des Gefahrstoffs | Handels- oder Produktname, so wie er auf Gebinde und Sicherheitsdatenblatt steht |
| Einstufung oder gefaehrliche Eigenschaften | Einstufung nach CLP-Verordnung, etwa Gefahrenklassen, H-Saetze oder Piktogramme |
| Verwendete Mengen | Ueblicherweise als Bereich oder durchschnittliche Vorratsmenge im Betrieb |
| Betroffene Arbeitsbereiche | Orte oder Taetigkeiten, an denen Beschaeftigte dem Stoff ausgesetzt sein koennen |
| Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt | Fundstelle oder Ablageort des aktuellen SDB des Lieferanten |
Mehr verlangt der Gesetzestext nicht. Alles Weitere ist freiwillig und gehoert bereits in den Bereich des Katasters. Eine ausfuehrliche Anleitung mit Vorlage finden Sie in unserem Beitrag zum Gefahrstoffverzeichnis nach Paragraf 6 GefStoffV.
Was ein Gefahrstoffkataster zusaetzlich leistet
Ein Gefahrstoffkataster nimmt die Pflichtangaben des Verzeichnisses auf und reichert sie an. Ziel ist eine gemeinsame Datenbasis, aus der sich das Gefahrstoffmanagement steuern laesst. Typische Zusatzinformationen sind:
- Verknuepfung mit der jeweiligen Gefaehrdungsbeurteilung nach Paragraf 6 GefStoffV
- Ergebnisse von Expositionsmessungen und der Abgleich mit Arbeitsplatzgrenzwerten der TRGS 900
- festgelegte Schutzmassnahmen und die zugehoerigen Betriebsanweisungen
- Lagerorte, Lagerklassen und Zusammenlagerungshinweise nach TRGS 510
- Substitutionspruefungen nach TRGS 600 und deren Ergebnis
- Zustaendigkeiten, Pruefzyklen und Aktualisierungsstand
Durch diese Verknuepfung wird das Kataster zum zentralen Werkzeug im betrieblichen Gefahrstoffmanagement. Statt in getrennten Ordnern liegen Verzeichnis, Beurteilung, Messwerte und Massnahmen in einem konsistenten System. Das erleichtert Audits, Aktualisierungen und die Unterweisung der Beschaeftigten erheblich.
Direktvergleich der beiden Begriffe
| Kriterium | Gefahrstoffverzeichnis | Gefahrstoffkataster |
|---|---|---|
| Rechtsstatus | gesetzlich verpflichtend (Paragraf 6 Abs. 12 GefStoffV) | freiwillig, aber praktisch empfohlen |
| Begriff im Gesetz | ausdruecklich genannt | nicht genannt, Praxisbegriff |
| Inhaltlicher Umfang | fuenf Mindestangaben je Stoff | Verzeichnis plus Beurteilung, Messung, Massnahmen |
| Zweck | Nachweis und Ueberblick | Steuerung des Gefahrstoffmanagements |
| Typische Form | Liste oder einfache Tabelle | Datenbank oder Fachsoftware |
| Aktualisierung | bei Aenderungen im Stoffbestand | fortlaufend, verknuepft mit anderen Prozessen |
Wann reicht das Verzeichnis, wann lohnt das Kataster?
Fuer einen kleinen Betrieb mit wenigen, klar ueberschaubaren Gefahrstoffen kann ein sauber gefuehrtes Verzeichnis vollkommen ausreichen, um die gesetzliche Pflicht zu erfuellen. Sobald jedoch die Zahl der Stoffe, der Arbeitsbereiche oder der Standorte waechst, stoesst eine reine Liste an ihre Grenzen. Dann sprechen mehrere Gruende fuer ein Kataster: die Nachvollziehbarkeit bei Behoerdenpruefungen, die einfachere Pflege bei Lieferantenwechseln und die direkte Verbindung zu Gefaehrdungsbeurteilung und Betriebsanweisung.
Als grobe Orientierung gilt: Wer mehr als zwei Dutzend Gefahrstoffe fuehrt, mehrere Abteilungen betreut oder regelmaessig Expositionsmessungen benoetigt, faehrt mit einer Katasterstruktur meist wirtschaftlicher. Die Grenze ist fliessend und haengt stark von Branche und Organisation ab.
In sieben Schritten zum vollstaendigen Verzeichnis
- Bestand aufnehmen: Gehen Sie alle Arbeitsbereiche, Lager und Schraenke durch und erfassen Sie jeden Gefahrstoff, auch Kleinmengen und Rueckstellproben.
- Sicherheitsdatenblaetter sammeln: Fordern Sie fehlende oder veraltete SDB bei den Lieferanten an und legen Sie sie zentral ab.
- Einstufung uebertragen: Entnehmen Sie Gefahrenklassen, H-Saetze und Piktogramme dem jeweiligen SDB und tragen Sie sie ins Verzeichnis ein.
- Mengen und Arbeitsbereiche ergaenzen: Notieren Sie die uebliche Vorratsmenge und die Bereiche, in denen der Stoff verwendet wird.
- Verweise setzen: Verknuepfen Sie jeden Eintrag mit der Fundstelle des Sicherheitsdatenblatts.
- Zugaenglichkeit sicherstellen: Legen Sie fest, wie Beschaeftigte und Interessenvertretung Einsicht nehmen koennen.
- Aktualisierung regeln: Bestimmen Sie eine verantwortliche Person und einen Pruefzyklus, damit das Verzeichnis dauerhaft stimmt.
Wer diese Schritte gleich in einer Katasterstruktur umsetzt, spart spaeter doppelte Arbeit. Die konkrete Umsetzung beschreiben wir ausfuehrlich im Leitfaden Gefahrstoffkataster erstellen.
Praxisbeispiel aus einem Produktionsbetrieb
Ein mittelstaendischer Metallverarbeiter mit rund 60 Beschaeftigten fuehrte jahrelang eine Excel-Liste mit den wichtigsten Reinigern und Kuehlschmierstoffen. Bei einer Begehung der Gewerbeaufsicht fiel auf, dass mehrere neu beschaffte Korrosionsschutzmittel nicht erfasst waren und zwei Sicherheitsdatenblaetter aelter als der aktuelle Stand der Lieferanten waren. Das Verzeichnis war formal vorhanden, aber unvollstaendig.
Der Betrieb stellte daraufhin auf ein strukturiertes Kataster um. Die fuenf Pflichtangaben blieben der Kern, ergaenzt wurden Verweise auf die Gefaehrdungsbeurteilungen, die Lagerklassen nach TRGS 510 und die zustaendigen Personen. Bei der Folgepruefung liess sich jeder Stoff samt Schutzmassnahme in wenigen Minuten nachvollziehen. Der eigentliche Gewinn lag nicht in der Software, sondern in der klaren Zustaendigkeit und dem festen Aktualisierungszyklus.
Haeufige Fehler
- Begriffe verwechseln und dadurch ueberdokumentieren: Wer ein Kataster fuer Pflicht haelt, baut mitunter aufwaendige Strukturen, wo eine Liste genuegt haette.
- Kleinmengen vergessen: Auch Musterproben, Wartungsprodukte und selten genutzte Stoffe gehoeren ins Verzeichnis.
- Veraltete Sicherheitsdatenblaetter: Ein Verweis auf ein SDB, das nicht mehr dem aktuellen Stand entspricht, ist ein klassischer Pruefbefund.
- Keine feste Zustaendigkeit: Ohne benannte verantwortliche Person veraltet jedes Verzeichnis schleichend.
- Verzeichnis nicht zugaenglich: Die Angaben muessen fuer Beschaeftigte und ihre Vertretung erreichbar sein, ein verschlossener Ordner im Buero reicht nicht.
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Haeufige Fragen
Ist ein Gefahrstoffkataster gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Gesetzlich vorgeschrieben ist nach Paragraf 6 Absatz 12 GefStoffV nur das Gefahrstoffverzeichnis. Das Kataster ist der umfassendere Praxisbegriff und freiwillig, wird aber besonders in groesseren Betrieben empfohlen, weil es das Gefahrstoffmanagement erheblich erleichtert.
Welche Angaben muss ein Gefahrstoffverzeichnis mindestens enthalten?
Bezeichnung des Gefahrstoffs, seine Einstufung beziehungsweise gefaehrlichen Eigenschaften, die verwendeten Mengen, die betroffenen Arbeitsbereiche und einen Verweis auf das jeweilige Sicherheitsdatenblatt.
Darf ich das Verzeichnis in Excel fuehren?
Ja. Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form vor. Eine Tabelle ist zulaessig, solange alle Pflichtangaben enthalten, aktuell und fuer die Beschaeftigten zugaenglich sind. Bei vielen Stoffen oder Standorten stoesst Excel jedoch schnell an praktische Grenzen.
Wie oft muss das Verzeichnis aktualisiert werden?
Immer dann, wenn sich der Stoffbestand aendert, etwa bei neuen Produkten, Lieferantenwechseln oder geaenderten Sicherheitsdatenblaettern. Ein fester Pruefzyklus, mindestens einmal jaehrlich, hat sich in der Praxis bewaehrt.
Wer ist fuer das Gefahrstoffverzeichnis verantwortlich?
Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Er kann die Aufgabe intern delegieren oder an einen externen Gefahrstoffbeauftragten uebertragen, bleibt aber fuer die Erfuellung verantwortlich.
Gesetzesgrundlagen und Quellen
- Paragraf 6 Gefahrstoffverordnung, insbesondere Absatz 12 (Gefahrstoffverzeichnis): gesetze-im-internet.de
- Paragraf 14 GefStoffV (Unterrichtung und Unterweisung der Beschaeftigten): gesetze-im-internet.de
- TRGS 400 (Gefaehrdungsbeurteilung fuer Taetigkeiten mit Gefahrstoffen), TRGS 510 (Lagerung), TRGS 900 (Arbeitsplatzgrenzwerte): baua.de
- Informationen der Berufsgenossenschaften und der DGUV zum Gefahrstoffmanagement: dguv.de
Rechtsstand: Gefahrstoffverordnung in der Fassung der Novelle vom Dezember 2024, in Kraft seit 5. Dezember 2024. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
