ComplyDesk – das Compliance-Portal zu Ihrem Mandat

Nein. Wir binden alle Mandate nach und nach an und kommen dabei auf Sie zu. Ihr Beauftragter meldet sich, stimmt einen kurzen Termin ab und richtet alles ein. Von Ihnen brauchen wir lediglich die Standort- und Ansprechpartnerliste, eine Mitarbeitendenliste für die Unterweisungsmatrix und die Information, wer welche Rolle im Portal bekommen soll. Wenn Sie nicht warten möchten, schreiben Sie uns kurz über das Formular unten – dann ziehen wir Ihr Mandat vor.

Nein, an Ihrem Mandatspreis ändert sich nichts. Das Portal ist ohne Aufpreis enthalten, ohne Lizenzgebühr je Nutzer und ohne Staffelung nach Standorten. Sie können beliebig viele Nutzerkonten anlegen und alle gebuchten Fachbereiche nutzen. Auch die Einrichtung, die Übernahme Ihrer vorhandenen Unterlagen und die Einweisung Ihrer Mitarbeitenden berechnen wir nicht. Der Grund ist einfach: Das Portal ist das Werkzeug, mit dem wir Ihr Mandat führen – dass Sie hineinsehen können, ist der Sinn der Sache.

Ab sofort. ComplyDesk ist fertig und im Einsatz; alle beschriebenen Funktionen sind umgesetzt, nichts davon ist Ankündigung. Wir binden die bestehenden Mandate schrittweise an, damit jede Bestandsaufnahme sorgfältig gemacht wird und nicht alle Kunden gleichzeitig auf einen Termin warten. Neue Mandate richten wir von Beginn an direkt im Portal ein. Wann genau Sie an der Reihe sind, sagt Ihnen Ihr Beauftragter – oder Sie melden sich und wir ziehen vor.

Die übernehmen wir. Vorhandene Bestellungsurkunden, Jahresberichte, Prüffristen, Begehungsprotokolle und Unterweisungsnachweise wandern bei der Anbindung ins Portal – versioniert und mit Datum, sodass die Historie erhalten bleibt. Was bei Ihnen im Ordner liegt und uns bisher nicht vorlag, können Sie uns geben oder selbst hochladen. Nach der Bestandsaufnahme sehen Sie zum ersten Mal Ihren vollständigen Ist-Stand – einschließlich der Lücken, die vorher niemandem aufgefallen sind.

Das entscheiden Sie. Üblich ist: die Geschäftsleitung mit Blick auf alle Standorte und Quoten, die Standortleitungen mit Blick auf ihren Standort, und Mitarbeitende, die Unterweisungen absolvieren oder Mängel melden sollen, mit einem entsprechend eingeschränkten Zugang. Die Rollen legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest und passen sie jederzeit an. Die Zahl der Nutzerkonten ist nicht begrenzt und wirkt sich nicht auf den Preis aus.

Genau das, was ihre Rolle und ihr Standort erlauben – nicht mehr und nicht weniger. Eine Standortleitung sieht die Fristen, Mängel und Unterweisungen ihres Standorts. Wer nur Unterweisungen absolvieren soll, sieht seine eigene Soll-Ist-Matrix. Die Geschäftsleitung sieht Quoten und Ampeln über alle Standorte, ohne die Personendaten einzelner Beschäftigter durchgehen zu müssen. Das ist auch datenschutzrechtlich der saubere Weg: Wer eine Quote braucht, braucht keine Namen.

Ausschließlich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Artikel 28 DSGVO, den wir Ihnen mit der Anbindung unterschriftsreif vorlegen – einschließlich der Anlagen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Ein Transfer in Drittländer findet nicht statt. Die Unterlagen können Sie jederzeit vorab anfordern, auch bevor der Anbindungstermin ansteht.

Die Mandantentrennung wird auf Datenbankebene technisch erzwungen, nicht nur in der Anwendungslogik. Das ist ein wichtiger Unterschied: Bei einer rein anwendungsseitigen Trennung könnte ein Programmierfehler Daten anderer Mandanten sichtbar machen. Bei einer Durchsetzung auf Datenbankebene greift die Trennung auch dann, wenn eine Abfrage fehlerhaft gestellt wird. Ergänzend steuern Rollen- und Standortrechte, wer innerhalb Ihres Mandanten welche Daten sieht.

Jede Pflicht hat einen Vorlauf, eine verantwortliche Person und eine Eskalationskette. Läuft eine Frist in den Vorlauf, erhält die verantwortliche Person eine Erinnerung und das Portal legt eine Aufgabe an. Bleibt sie liegen, geht die Meldung an die nächste Stufe, am Ende bis zur Geschäftsleitung. Vorlaufzeiten und Stufen sind je Standort und Fachbereich konfigurierbar; wir stimmen sie bei der Anbindung mit Ihnen ab. Bei kritischen Mängeln greift zusätzlich eine Sofortmeldung, unabhängig von der Kette.

Ja, über einen Freigabelink auf genau die Dokumente, die gebraucht werden. Der Link ist zeitlich begrenzt und auf Wunsch zusätzlich passwortgeschützt; jeder Abruf wird protokolliert. Das ersetzt den üblichen Weg über E-Mail-Anhänge, bei dem Sie nach dem Absenden weder wissen, ob die Unterlagen angekommen sind, noch kontrollieren können, wer sie weiterleitet. Der Empfänger braucht keinen Zugang zum Portal und sieht ausschließlich die freigegebenen Dateien.

Nein. ComplyDesk läuft im Browser, es ist keine Installation und keine Freigabe in Ihrem Netzwerk nötig. Ihre IT-Abteilung muss nichts betreiben und nichts warten. Für die Anmeldung brauchen Ihre Mitarbeitenden eine E-Mail-Adresse und ein Gerät für den zweiten Faktor – das kann eine Authenticator-App auf dem Diensthandy oder ein Recovery-Code sein. Wenn Ihre IT eine Sicherheitsprüfung durchführen möchte, stellen wir die Unterlagen dazu bereit.

Nach abgeschlossener Unterweisung erzeugt das Portal ein Teilnahmezertifikat mit einem QR-Code. Wer den Code scannt, landet auf einer Prüfseite, die bestätigt, ob das Zertifikat echt ist und zu welcher Unterweisung es gehört. Das ist besonders bei Kontrollen und Audits nützlich: Ein ausgedrucktes Zertifikat lässt sich sonst weder auf Echtheit noch auf Aktualität prüfen. Die Prüfseite gibt dabei nur das preis, was zur Verifikation nötig ist.

Jede Aktion im Portal wird protokolliert. Die Protokolleinträge sind dabei so miteinander verkettet, dass jeder Eintrag eine Prüfsumme des vorherigen enthält. Wird ein Eintrag nachträglich verändert oder entfernt, passt die Kette nicht mehr und der Eingriff wird erkennbar. Praktisch heißt das: Sie können in einer Prüfung nicht nur zeigen, was dokumentiert wurde, sondern auch, dass daran nichts nachträglich verändert wurde. Genau das ist der Punkt, an dem viele Ablagen scheitern.

Ja, das ist der Regelfall. Standorte lassen sich zu Gruppen zusammenfassen, etwa nach Region, Gesellschaft oder Geschäftsbereich. Ampeln, Quoten und Berichte gibt es auf jeder Ebene: einzelner Standort, Gruppe oder Gesamtunternehmen. Rollen und Sichtbarkeiten folgen dieser Struktur, sodass eine Regionalleitung genau ihre Standorte sieht. Neue Standorte lassen sich jederzeit ergänzen, ohne dass sich am Mandatspreis etwas ändert.

Sie erhalten den kompletten Datenbestand als Export-Paket, inklusive aller Dokumente und Prüfsummen, mit denen sich die Unversehrtheit der Dateien belegen lässt. Zusätzlich lässt sich jede Liste jederzeit als Excel-CSV oder druckfertiges PDF ausgeben, auch während des laufenden Mandats. Nach Ablauf der vereinbarten Frist werden Ihre Daten gelöscht; das Vorgehen regeln wir im Auftragsverarbeitungsvertrag. Datenhoheit ist bei uns eine Funktion, kein Versprechen.

Ja. Jedes neue Beauftragtenmandat richten wir von Beginn an direkt in ComplyDesk ein, ohne Aufpreis. Sie starten also nicht mit einem leeren System, sondern mit einem Portal, in dem Ihre Risikoanalyse, Bestellungsurkunden und Fristen bereits liegen, sobald wir sie erstellt haben. Was ComplyDesk nicht ist: eine Software, die wir Ihnen ohne Mandat verkaufen. Der Nutzen entsteht dadurch, dass Ihre Beauftragten darin arbeiten – ohne Mandat hätten Sie ein leeres System und müssten es selbst pflegen.