Gefahrstoffkataster erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung nach § 6 GefStoffV

Das Gefahrstoffkataster – rechtlich das Gefahrstoffverzeichnis nach § 6 GefStoffV – ist das Verzeichnis aller im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe mit Verweis auf die zugehörigen Sicherheitsdatenblätter. Es ist für jedes Unternehmen Pflicht, das Beschäftigte mit Gefahrstoffen arbeiten lässt, unabhängig von Menge und Betriebsgröße. Wer es aufbaut, braucht keine Software, sondern ein sauberes Vorgehen: Bestand erfassen, Sicherheitsdatenblätter auswerten, Positionen strukturiert dokumentieren und die Pflege organisatorisch verankern. Diese Anleitung führt durch die sechs Schritte.

Rechtsgrundlage: Was das Gesetz verlangt

§ 6 der Gefahrstoffverordnung verpflichtet den Arbeitgeber, ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe zu führen, in dem auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter verwiesen wird. Der im Betrieb geläufige Begriff Gefahrstoffkataster meint genau dieses Verzeichnis, oft ergänzt um Angaben zu Lagerorten, Mengen und Tätigkeiten.

Die Pflicht greift ohne Schwellenwert. Es gibt keine Mindestmenge und keine Mitarbeiterzahl, ab der sie erst entsteht. Wer im Lager Reinigungskonzentrat, im Betriebshof Frostschutz und in der Werkstatt Bremsenreiniger stehen hat, führt bereits ein verzeichnispflichtiges Sortiment.

Das Verzeichnis ist kein Selbstzweck. Es ist die Datenbasis für die Gefährdungsbeurteilung, für die Betriebsanweisungen, für die Lagerbewertung nach TRGS 510 und für jede Auskunft gegenüber Behörden, Feuerwehr und Auditoren. Ohne belastbares Kataster steht das gesamte Gefahrstoffmanagement auf Sand.

Diese Angaben gehören in jede Position

Die Verordnung nennt die Mindestangaben, die Praxis ergänzt sie um das, was für Gefährdungsbeurteilung und Lagerbewertung tatsächlich gebraucht wird.

Gefahrstoffkataster erstellen in sechs Schritten

1. Bestand erfassen: Alle Bereiche begehen und jedes gekennzeichnete Gebinde aufnehmen, inklusive Werkstatt, Reinigung, Labor, Außenlager und Fahrzeugen.
2. Bereinigen: Nicht mehr benötigte Produkte, Altbestände und Doppelungen aussortieren und ordnungsgemäß entsorgen, bevor sie ins Verzeichnis wandern.
3. Sicherheitsdatenblätter beschaffen und prüfen: Aktuelle Fassung beim Lieferanten anfordern, Version und Datum festhalten.
4. Positionen anlegen: Je Produkt eine Position mit den Angaben aus der Tabelle oben, konsistent benannt und eindeutig nummeriert.
5. Mit Tätigkeiten und Gefährdungsbeurteilung verknüpfen: Jede Position einer oder mehreren Tätigkeiten zuordnen, damit die Beurteilung darauf aufsetzen kann.
6. Pflege verankern: Verantwortlichen benennen, Freigabeschritt in der Beschaffung einführen, Prüfintervall festlegen.

Schritt 1 und 2: Bestandsaufnahme ohne blinde Flecken

Die Bestandsaufnahme entscheidet über die Qualität des gesamten Katasters. Erfahrungsgemäß liegen zwischen dem, was der Einkauf listet, und dem, was tatsächlich im Betrieb steht, zwanzig bis dreißig Prozent Differenz. Ursachen sind Kleinbestellungen an der Beschaffung vorbei, Produktmuster von Lieferanten, Altbestände aus früheren Verfahren und Gebinde, die aus Privatbeständen mitgebracht werden.

Gehen Sie deshalb physisch durch den Betrieb und nehmen Sie auf, was Sie sehen – nicht, was auf einer Liste steht. Typische Fundorte, die in ersten Katastern regelmäßig fehlen: Reinigungsmittelschrank, Werkstattregal, Ladegerätebereich, Kompressorraum, Fahrzeugkabinen, Musterlager und Bereiche von Fremdfirmen.

Die Bereinigung vor der Erfassung spart bares Geld. Jede Position, die Sie nicht erfassen müssen, kostet weder Erfassungsaufwand noch spätere Pflege. Produkte ohne Sicherheitsdatenblatt, ohne erkennbaren Verwender oder mit unleserlichem Etikett gehören in aller Regel nicht ins Verzeichnis, sondern in die Entsorgung.

Schritt 3: Sicherheitsdatenblätter auswerten

Das Sicherheitsdatenblatt ist die Eingangsinformation für das Kataster, nicht das Kataster selbst. Der Lieferant muss es unaufgefordert und kostenlos zur Verfügung stellen, auf Deutsch und in aktueller Fassung. Aus den 16 Abschnitten brauchen Sie für das Verzeichnis vor allem Abschnitt 1 (Bezeichnung, Verwendung), Abschnitt 2 (Einstufung, H- und P-Sätze, Piktogramme), Abschnitt 3 (gefährliche Inhaltsstoffe), Abschnitt 7 (Handhabung und Lagerung), Abschnitt 8 (Grenzwerte, Schutzausrüstung) und Abschnitt 9 (physikalische Eigenschaften wie den Flammpunkt).

Prüfen Sie Version und Datum. Ein Sicherheitsdatenblatt von 2016 mit einer Einstufung, die zwischenzeitlich angepasst wurde, führt das gesamte Kataster in die Irre. Fehlt ein Blatt, fordern Sie es schriftlich an – der Anspruch ergibt sich aus REACH.

Schritt 4 und 5: Struktur und Verknüpfung mit der Gefährdungsbeurteilung

Ein Kataster ist dann gut, wenn sich aus ihm arbeiten lässt. Vergeben Sie eindeutige Positionsnummern, halten Sie die Benennung konsistent (Handelsname plus Hersteller) und trennen Sie Stammdaten von den betriebsspezifischen Angaben. Führen Sie eine Spalte für den Lagerort und eine für die Tätigkeit – diese beiden Spalten machen aus einer Liste ein Arbeitsinstrument.

Die Verknüpfung mit der Gefährdungsbeurteilung ist der Schritt, an dem die meisten Kataster stehen bleiben. Beurteilt werden nicht Stoffe, sondern Tätigkeiten. Wenn jede Position einer Tätigkeit zugeordnet ist, lässt sich aus dem Kataster ableiten, welche Beurteilungen fehlen, und aus den Beurteilungen wiederum, welche Betriebsanweisungen zu schreiben sind. Die operative Verantwortung für diesen Zusammenhang liegt beim Gefahrstoffbeauftragten.

Schritt 6: Pflege dauerhaft sichern

Ein Kataster veraltet schneller, als es entsteht. Produkte werden gewechselt, Rezepturen geändert, Einstufungen angepasst. Drei organisatorische Festlegungen halten es aktuell:

Erstens ein benannter Verantwortlicher mit Zeitbudget. Zweitens ein Freigabeschritt in der Beschaffung: Kein neuer Gefahrstoff wird bestellt, ohne dass Sicherheitsdatenblatt und Katastereintrag vorliegen. Drittens ein festes Prüfintervall, sinnvoll gekoppelt an die jährliche Unterweisung, bei der ohnehin alle Tätigkeiten durchgesprochen werden.

Anlassbezogen ist zusätzlich zu aktualisieren: bei Lieferantenwechsel, bei geänderter Einstufung, bei neuen Verfahren, nach einem Unfall und bei Änderungen im Regelwerk.

Excel, Software oder Dienstleister?

Excel ist für kleine Betriebe mit stabilem Sortiment eine legitime Lösung. Die Verordnung schreibt kein Format vor; entscheidend ist, dass das Verzeichnis vollständig, aktuell und für die Beschäftigten zugänglich ist. Grenzen erreicht Excel bei mehreren Standorten, bei häufigem Produktwechsel und bei der Versionierung der Sicherheitsdatenblätter.

Spezialsoftware nimmt Pflege und Verlinkung ab, kostet aber Lizenzgebühren und braucht jemanden, der sie bedient. Der externe Dienstleister lohnt vor allem bei der Ersterfassung: Dort liegt der Aufwand, und dort zahlt sich Routine aus. Viele Betriebe lassen die Katastererstellung extern durchführen und übernehmen die Pflege anschließend selbst – oder geben beides in eine Hand und buchen den externen Gefahrstoffbeauftragten.

Zugänglichkeit: Wo das Verzeichnis liegen muss

Das Gefahrstoffverzeichnis nützt nichts, wenn es im Büro der Geschäftsführung liegt. Es muss den Beschäftigten zugänglich sein – dort, wo mit den Stoffen gearbeitet wird, und in einer Form, die sich im Ernstfall in Sekunden auffinden lässt. Bewährt haben sich ein ausgedruckter Auszug am Lagerort und die vollständige Fassung digital im Intranet.

Auch die Feuerwehr fragt im Einsatzfall nach dem Verzeichnis. Wer es nicht vorlegen kann, verzögert die Lagebeurteilung genau in dem Moment, in dem es darauf ankommt. In Betrieben mit größerem Lager gehört ein aktueller Auszug deshalb an einen mit der Feuerwehr abgestimmten Ort. Die Beschäftigten selbst erfahren die für sie relevanten Inhalte über die Betriebsanweisung und die jährliche Gefahrstoffunterweisung – das Verzeichnis ist die Quelle, nicht das Kommunikationsmittel.

Praxisbeispiel: 120 Positionen in vier Wochen

Ein Kontraktlogistiker mit zwei Standorten und 140 Beschäftigten hatte kein Verzeichnis, aber einen Ordner mit rund 90 Sicherheitsdatenblättern. Bei der Begehung kamen 138 Gebinde zusammen, von denen 18 nicht mehr benötigt wurden und entsorgt werden konnten. Für neun Produkte fehlte das Sicherheitsdatenblatt vollständig, bei 23 war es älter als fünf Jahre und in vier Fällen zwischenzeitlich mit geänderter Einstufung neu ausgestellt worden.

Erfasst wurden am Ende 120 Positionen. Die größte Überraschung war ein Reinigungskonzentrat, das seit Jahren im Sortiment war und dessen Einstufung inzwischen eine schwere Augenschädigung auswies – gearbeitet wurde damit ohne Schutzbrille. Zweite Auffälligkeit: Aerosoldosen und brennbare Flüssigkeiten standen im selben Regal, oberhalb der zulässigen Mengenschwelle für die gemeinsame Lagerung.

Die Erfassung dauerte vier Wochen, davon zwei Tage vor Ort. Das Kataster ist heute die Grundlage für elf Gefährdungsbeurteilungen und neun Betriebsanweisungen. Der Pflegeaufwand liegt bei etwa zwei Stunden im Quartal.

Häufige Fehler

Sicherheitsdatenblätter sammeln und Kataster nennen. Ein Ordner ist kein Verzeichnis. Es fehlen Mengen, Lagerorte, Tätigkeiten und die Verknüpfung mit der Gefährdungsbeurteilung.

Erfassung nach Einkaufsliste statt nach Begehung. Die Liste kennt weder Altbestände noch Kleinbestellungen noch Lieferantenmuster.

Nur das Lager erfasst. Werkstatt, Reinigung, Fahrzeuge und Fremdfirmenbereiche fallen regelmäßig durch.

Keine Aktualitätsprüfung der Sicherheitsdatenblätter. Veraltete Einstufungen führen zu falschen Schutzmaßnahmen – der gefährlichste Fehler in dieser Liste.

Kein Freigabeschritt in der Beschaffung. Ohne ihn ist das Kataster nach zwölf Monaten wieder unvollständig.

Verzeichnis ist für die Beschäftigten nicht zugänglich. Es muss dort verfügbar sein, wo mit den Stoffen gearbeitet wird, nicht im Büro der Geschäftsführung.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Gefahrstoffkataster und Gefahrstoffverzeichnis?

Rechtlich gibt es nur das Gefahrstoffverzeichnis nach § 6 GefStoffV. Kataster ist der betriebliche Begriff für dasselbe Dokument, meist in erweiterter Form mit Lagerorten, Mengen und Tätigkeiten. Inhaltlich ist das Kataster die praxistauglichere Variante.

Ist ein Gefahrstoffkataster in Excel zulässig?

Ja. Die Verordnung schreibt kein Format vor. Entscheidend sind Vollständigkeit, Aktualität und Zugänglichkeit für die Beschäftigten. Bei mehreren Standorten oder häufigem Produktwechsel stößt Excel allerdings an Grenzen.

Wie oft muss das Kataster aktualisiert werden?

Fortlaufend bei jeder Änderung des Sortiments und anlassbezogen bei geänderter Einstufung, neuem Verfahren oder Lieferantenwechsel. Zusätzlich hat sich eine jährliche Vollprüfung bewährt, gekoppelt an die Pflichtunterweisung.

Müssen Kleinstmengen und Haushaltsprodukte ins Verzeichnis?

Maßgeblich ist die Tätigkeit, nicht die Menge. Auch handelsübliche Reinigungsmittel sind zu erfassen, wenn sie im Betrieb verwendet werden und als Gefahrstoff eingestuft sind. Erleichterungen können sich aus der Gefährdungsbeurteilung ergeben, nicht aus der bloßen Menge.

Was kostet die Erstellung durch einen Dienstleister?

Bei uns beginnt die Katastererstellung bei 49 Euro zuzüglich 16,50 Euro je erfasster Position. Der Gesamtpreis hängt damit direkt von der Zahl der Positionen ab – ein guter Grund, vor der Erfassung auszusortieren.

Wer darf das Kataster führen?

Das Verzeichnis selbst darf jede eingearbeitete Person pflegen. Die darauf aufbauende Gefährdungsbeurteilung dürfen dagegen nur fachkundige Personen erstellen. Diese Trennung erlaubt es, die Pflege intern zu halten und nur die Beurteilung extern zu vergeben.

Gesetzesgrundlagen und Quellen

• § 6 GefStoffV, Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung, mit der Pflicht zum Gefahrstoffverzeichnis: gesetze-im-internet.de
• Gesamttext der Gefahrstoffverordnung, Fassung nach der Änderungsverordnung vom Dezember 2024: gesetze-im-internet.de
• TRGS 400 Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen: baua.de
• TRGS 510 Lagerung von Gefahrstoffen in ortsbeweglichen Behältern, Grundlage für Lagerklassen und Zusammenlagerung: Übersicht der Technischen Regeln für Gefahrstoffe
• Anforderungen an Sicherheitsdatenblätter nach REACH sowie Informationen der BAuA zu Tätigkeiten mit Gefahrstoffen: baua.de
• Praxishilfen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung: dguv.de